Vēlos pieteikties SmartHR izsūtnei
...un saņemt aktuālāko informāciju par HR pasākumiem un citām aktivitātēm!
Birojs
ČETRAS FUNKCIJAS, KURAS JĀPILDA
BIROJA TELPĀM
BIROJA TELPĀM
Raksta autors: Oļegs Ņiktins (Teikums)
"Gudrā darba vide" ir viena no pedējā laika skaļajām tēmām biroju interjeru jomā. Visā pasaulē lieli un mazi uzņēmumi, kā arī interjera dizaineri un biroja mēbeļu ražotāji bez apstājas eksperimentē un mēģina izcelties veidojot jaunus birojus. Piemēri, kurus pieskaita pie "gudrām" darba vidēm, ir ļoti dažādi, sākot ar tehnoloģiskiem risinājumiem, beidzot ar interjera objektiem un mēbelēm: daži uzņēmumi liek darbiniekiem ik dienu izvēlēties citu vietu strādāšanai, citi ierīko slidkalniņus un gulēšanas istabas, aprīko birojus ar tačskrīniem, smārtbordiem un ar citiem nelatviskotiem risinājumiem. Bet, vai ir iespējams uzzināt, kas strādā un, kas - nē?
Nedaudz teorijas
Viens no lielākajiem ieguvumiem no tā, ka līdz mūsu reģionam jaunās vēsmas atnāk ar novēlojumu, ir tas, ka brīdī, kad mēs esam gatavi jauninājumus ieviest, tie jau ir iztestēti, pārbaudīti praksē, un vienā vai citā veidā par tiem ir pieejamas atsauksmes kaut vai reddit vai quora diskusiju formā. Biroju plānošanas gadījumā, jaunās zināšanas ir apkopotas zinātniskajos darbos un grāmatās, un eksperti dažādos pasaules nostūros ir nonākuši līdz līdzīgiem secinājumiem par biroja funkcijām, kas atbilst mūsdienīgam darba ritmam. Citiem vārdiem, pavadot pāris dienas bibliotēkā un salīdzinot dažādu autoru viedokļus, var atrast atbildi, vai, piemēram, galda futbols ir biroja "modernuma" obligātā pazīme, vai var bez tā iztikt. Šis raksts nepiedāvā viennozīmīgu atbildi par labu futbola galda ieviešanai vai pret to, bet gan sniedz paskaidrojumu, kāda mēdz būt motivācija šādu atrakciju iegādei.
Viens no lielākajiem ieguvumiem no tā, ka līdz mūsu reģionam jaunās vēsmas atnāk ar novēlojumu, ir tas, ka brīdī, kad mēs esam gatavi jauninājumus ieviest, tie jau ir iztestēti, pārbaudīti praksē, un vienā vai citā veidā par tiem ir pieejamas atsauksmes kaut vai reddit vai quora diskusiju formā. Biroju plānošanas gadījumā, jaunās zināšanas ir apkopotas zinātniskajos darbos un grāmatās, un eksperti dažādos pasaules nostūros ir nonākuši līdz līdzīgiem secinājumiem par biroja funkcijām, kas atbilst mūsdienīgam darba ritmam. Citiem vārdiem, pavadot pāris dienas bibliotēkā un salīdzinot dažādu autoru viedokļus, var atrast atbildi, vai, piemēram, galda futbols ir biroja "modernuma" obligātā pazīme, vai var bez tā iztikt. Šis raksts nepiedāvā viennozīmīgu atbildi par labu futbola galda ieviešanai vai pret to, bet gan sniedz paskaidrojumu, kāda mēdz būt motivācija šādu atrakciju iegādei.
Cilvēki ir vērtīgākais uzņēmuma resurss. Jebkuras iekārtas var nopirkt, tehnoloģijas un izgudrojumus agrāk vai vēlāk nokopēs, unikāli sadarbības līgumi zaudēs spēku. Ja jomā, kurā darbojas uzņēmums, inovācijai ir vieta, ilgtermiņā tā veiksme būs atkarīga tikai no cilvēkiem, un precīzāk no sekojošā:
- cik spējīgi uzņēmuma darbinieki ir katrs par sevi,
- cik labi un savlaicīgi viņi spēj nodot un saņemt svarīgu informāciju, - cik efektīgi viņi ir sadarbojoties viens ar otru, un
- cik veiksmīgus risinājumus spēj atrast uzņēmuma un pasūtītāja izaicinājumiem.
- cik spējīgi uzņēmuma darbinieki ir katrs par sevi,
- cik labi un savlaicīgi viņi spēj nodot un saņemt svarīgu informāciju, - cik efektīgi viņi ir sadarbojoties viens ar otru, un
- cik veiksmīgus risinājumus spēj atrast uzņēmuma un pasūtītāja izaicinājumiem.
Kas jāņem vērā domājot par biroja interjera dizainu
Principā viss stāsts par mūsdienīgu, vai "gudru" biroju ir par to, kā palielināt kolektīva efektivitāti šajās četrās sfērās. [Teorētisko pamatojumu tam ir diezgan veiksmīgi nodefinējuši Kristīne Kolerta un Skots Kūpers grāmatā "Spaces for Creative Thinking"]. Loģiski būtu, ja arī birojs atbalstītu šīs četras aktivitātes:
Principā viss stāsts par mūsdienīgu, vai "gudru" biroju ir par to, kā palielināt kolektīva efektivitāti šajās četrās sfērās. [Teorētisko pamatojumu tam ir diezgan veiksmīgi nodefinējuši Kristīne Kolerta un Skots Kūpers grāmatā "Spaces for Creative Thinking"]. Loģiski būtu, ja arī birojs atbalstītu šīs četras aktivitātes:
1. Koncentrācija. Septiņdesmitajos gados korporācijas Amerikā sāka pārveidot savus birojus par "atvērtā tipa" ofisiem. Pēc jaunajiem standartiem nevienam vairs nebija vajadzīgs savs kabinets. Tendence solīja, ka kopīgā telpa atrisinās trūkumus darbinieku savstarpējā komunikācijā un sekmēs darbinieku iesaisti. Mēs dzīvojam četrdesmit gadus vēlāk, un diskusija par to, vai "atvērtais" plānojums ir labāks par "aizvērto", joprojām ir aktuāls. Jā, atvērtais birojs noņem barjeras starp cilvēkiem, starp nodaļām, starp vadību un padotajiem. Tomēr pret atvērto biroju ir divi diezgan stipri argumenti:
- Starp 60 un 70 procentu biroju darbinieku, pēc amerikāņu pētījumu datiem, ir introverti. Tas nozīmē, ka lieka komunikācija viņiem liek justies diskomfortā. Ja šādi rādītāji ir ASV, tad zosāda metas iedomājoties, cik liela daļa introvertu ir mūsu platuma grādos. Kā zinām no vecas anekdotes, introvertie somi (lasi - latvieši) sarunājoties skatās uz saviem kurpju galiem, bet ekstravertie somi uz sarunas partnera kurpju galiem.
- Neskatoties ne uz ko, 55-71 procentus visa darba laika mēs pavadām pie pienākumiem, kas jāpilda vienatnē. To apliecina arī biznesa interjeru dizaina uzņēmums Unispace savā 2017. gadā publicētā pētījumā. Ja jādarbojas vienatnē, tad būtu labi to darīt tādās telpās, kurās ir pēc iespējas mazāk uzmanības novērsēju. Atvērtā tipa birojs tam pilnībā nav piemērots.
- Starp 60 un 70 procentu biroju darbinieku, pēc amerikāņu pētījumu datiem, ir introverti. Tas nozīmē, ka lieka komunikācija viņiem liek justies diskomfortā. Ja šādi rādītāji ir ASV, tad zosāda metas iedomājoties, cik liela daļa introvertu ir mūsu platuma grādos. Kā zinām no vecas anekdotes, introvertie somi (lasi - latvieši) sarunājoties skatās uz saviem kurpju galiem, bet ekstravertie somi uz sarunas partnera kurpju galiem.
- Neskatoties ne uz ko, 55-71 procentus visa darba laika mēs pavadām pie pienākumiem, kas jāpilda vienatnē. To apliecina arī biznesa interjeru dizaina uzņēmums Unispace savā 2017. gadā publicētā pētījumā. Ja jādarbojas vienatnē, tad būtu labi to darīt tādās telpās, kurās ir pēc iespējas mazāk uzmanības novērsēju. Atvērtā tipa birojs tam pilnībā nav piemērots.
Atvērtā tipa birojs
(Lyonns Studio foajē, foto - Peter Bennets, 2010)
2. Komunikācija. Tomēr, apzinoties visu augstākminēto, ir uzņēmumi, kas joprojām dod priekšroku atvērtajam plānojumam. Ir arī tādi uzņēmumi, kas atceļ jebkādas telpu uzspiestas barjeras un ievieš "Tīrā galda principu". Pamatojums ir tāds, ka neskatoties uz pazemināto produktivitāti, ieguvumi no saliedētības un uzlabotas informācijas apmaiņas ir pietiekami lieli, lai kolektīvs "paliktu plusā": komunikācija starp darbiniekiem ietekmē ne tikai informācijas apmaiņu pašu par sevi, bet arī kolektīva saliedētību, pašu darbinieku iesaisti un labsajūtu.
Jāpiebilst, ka atvērtā tipa birojs nav vienīgais veids, kā uzlabot iekšējo komunikāciju. To var panākt, pirmkārt, ar "soft" aktivitātēm, tādām kā ārpus darba pasākumi un interešu klubi. Arī pašā birojā var iekārtot komfortablu zonu, kur darbiniekiem pavadīt laiku nepildot tiešos darba pienākumus. Tādu, piemēram, kā plaša virtuve (vienmēr var sākt ar virtuvi, jo katram darbiniekam katru dienu ir jāēd) vai pat garāža ar instrumentiem, kur darbinieki vakarā var uzpumpēt riepu, saeļļot ķēdi vai sagatavot savu spēkratu jaunai sezonai.
Jāpiebilst, ka atvērtā tipa birojs nav vienīgais veids, kā uzlabot iekšējo komunikāciju. To var panākt, pirmkārt, ar "soft" aktivitātēm, tādām kā ārpus darba pasākumi un interešu klubi. Arī pašā birojā var iekārtot komfortablu zonu, kur darbiniekiem pavadīt laiku nepildot tiešos darba pienākumus. Tādu, piemēram, kā plaša virtuve (vienmēr var sākt ar virtuvi, jo katram darbiniekam katru dienu ir jāēd) vai pat garāža ar instrumentiem, kur darbinieki vakarā var uzpumpēt riepu, saeļļot ķēdi vai sagatavot savu spēkratu jaunai sezonai.
Tīrā galda princips - noteikums, ka atstājot savu darba vietu vairāk kā uz divām stundām, katrs darbinieks, ieskaitot vadību, atbrīvo darba vietu no personīgām mantām. Šādā veidā neviens nav piesiets darba vietai un darbinieki ik dienu var izvēlēties dienai atbilstošāku biroja zonu strādāšanai.
3. Sadarbība. Acīmredzami, ja uzņēmuma veiksme ir atkarīga no cilvēku spējas strādāt kopā, speciālo telpu vai zonu atvēlēšana komandas darbam sekmēs tādu sadarbību. Jāpiebilst, ka garlaicīgas, neproduktīvas sapulces nav tas pats, kas komandas darbs. Un arī sapulču formātus var 'uzlaust', bet šoreiz ne par to. Bet, kas tieši ir komandas darbs, ir jāizlemj pašai komandai, no ārpuses var tikai dot padomus, piemēram:
- Iedvesmu var smelties no pieredzes studējot augstskolā, kad komandās bija jāraksta kursa darbi vai jāmācas eksāmeniem. Studenti vienā telpā var pavadīt visu vakaru un pat nakti mācoties eksāmenam. Ja dzīvoklī, kuru es īrēju studiju laikos kopā ar kursa biedriem, būtu labāka ventilācija, tad, iespējams, mēs joprojām atcerētos kaut ko no augstskolā mācītā (joks). Tomēr, kas tieši bija vajadzīgs, lai darbs grupā būtu bijis veiksmīgs?
- Veidojot telpas, kas ir pielāgotas komandas darbam uzņēmumā, vispirms jādefinē, kā tās tiks izmantotas. Vai darbs grupā notiek spontāni vairākas reizes dienā, vai tiek ieplānots reizi nedēļā vai mēnesī uz vienu vai vairākām dienām? Vai komandas darbs prasa vizuālos materiālus, instrumentus ātrai prototipēšanai, katram savu datoru?
- Ar telpas palīdzību var leģitimizēt noteiktus sadarbības veidus. Ja birojā ir 'snaušanas' kabīnes, tiek pieņemts, ka darbiniekiem ir atļauts atslēgties darba dienas vidū, arī sadarbībai paredzētas zonas var iedrošināt darbiniekus biežāk pašorganizēties veidojot darba grupas. Uz 15 minūtēm vai uz vairākām nedēļām - to var paredzēt un modelēt iepriekš.
- Iedvesmu var smelties no pieredzes studējot augstskolā, kad komandās bija jāraksta kursa darbi vai jāmācas eksāmeniem. Studenti vienā telpā var pavadīt visu vakaru un pat nakti mācoties eksāmenam. Ja dzīvoklī, kuru es īrēju studiju laikos kopā ar kursa biedriem, būtu labāka ventilācija, tad, iespējams, mēs joprojām atcerētos kaut ko no augstskolā mācītā (joks). Tomēr, kas tieši bija vajadzīgs, lai darbs grupā būtu bijis veiksmīgs?
- Veidojot telpas, kas ir pielāgotas komandas darbam uzņēmumā, vispirms jādefinē, kā tās tiks izmantotas. Vai darbs grupā notiek spontāni vairākas reizes dienā, vai tiek ieplānots reizi nedēļā vai mēnesī uz vienu vai vairākām dienām? Vai komandas darbs prasa vizuālos materiālus, instrumentus ātrai prototipēšanai, katram savu datoru?
- Ar telpas palīdzību var leģitimizēt noteiktus sadarbības veidus. Ja birojā ir 'snaušanas' kabīnes, tiek pieņemts, ka darbiniekiem ir atļauts atslēgties darba dienas vidū, arī sadarbībai paredzētas zonas var iedrošināt darbiniekus biežāk pašorganizēties veidojot darba grupas. Uz 15 minūtēm vai uz vairākām nedēļām - to var paredzēt un modelēt iepriekš.
Lielbritānijas nacionālā elektroenerģijas uzņēmuma National Grid galvenais birojs Vorvikā ir piesatināts ar labiem piemēriem, kā telpa var tikt pielāgota strādāšanas formātiem. Šajā ilustrācijā ierastais sapulču formāts - galds sešiem cilvēkiem, prezentāciju ekrāns. Pretstatā tradicionālai sapulču telpai, šī zona ne tikai nav atdalīta ar sienām, bet atrodas sociālajā zonā, it kā aicinot ikvienu garāmgājēju iesaistīties diskusijā.
Foto - nationalgrid.co.uk
Foto - nationalgrid.co.uk
4. Rotaļošanās. Esam gandrīz nonākuši līdz futbola galdiem. Šī sadaļa vairāk attiecas uz uzņēmumiem, kuriem ir svarīga abstraktā domāšana, neordinārie risinājumi un uzdrošināšanās. Jo cilvēkam ir lielāka drošības sajūta uzvedoties kā bērnam, jo viņam būs lielāka drosme rotaļāties ar idejām. Rotaļāšanās, jeb angļu rejuvenation, ir būtisks posms ceļā uz veselīgām, uzticamības pilnām attiecībām darba vietā:
- Spēlējoties mēs mēdzam diezgan ātri pazaudēt statusa masku un noņemt statusa kontekstu - spēlē visi ir vienādi un dzīvo pēc vienādiem noteikumiem.
- Ja spēle ietver fizisku aktivitāti, tā spēj izsist no darba ritmam raksturīgās fiziskā komforta zonas, iedarbinot savādākus domāšanas mehānismus. - Rotaļāšanās atgādina mums neuztvert sevi pārāk nopietni, atslēdzot paškritikas filtrus, kas paver iespējas radikālākām idejām.
Šī zonējuma klasifikācijas autori šajā pašā darbā uzsver, ka rotaļāšanās ārpus darba vietas, piemēram, uzņēmuma sporta komanda vai sporta zāles abonements darbiniekiem, nepilda to pašu funkciju kā šāda zona tieši darba telpās.
- Spēlējoties mēs mēdzam diezgan ātri pazaudēt statusa masku un noņemt statusa kontekstu - spēlē visi ir vienādi un dzīvo pēc vienādiem noteikumiem.
- Ja spēle ietver fizisku aktivitāti, tā spēj izsist no darba ritmam raksturīgās fiziskā komforta zonas, iedarbinot savādākus domāšanas mehānismus. - Rotaļāšanās atgādina mums neuztvert sevi pārāk nopietni, atslēdzot paškritikas filtrus, kas paver iespējas radikālākām idejām.
Šī zonējuma klasifikācijas autori šajā pašā darbā uzsver, ka rotaļāšanās ārpus darba vietas, piemēram, uzņēmuma sporta komanda vai sporta zāles abonements darbiniekiem, nepilda to pašu funkciju kā šāda zona tieši darba telpās.
Šādu riteni redzēju vienas reklāmas aģentūras Rīgas birojā bija. Tas stāvēja visiem redzamā vietā un reizēm ar to izbrauca kāds radošais direktors vai projektu vadītājs. Pāris reizes mūsu sadarbības laikā kāds iebrauca ar šo riteni mūsu sapulcē. Pirmajā reizē tas bija ļoti negaidīti un pamatīgi izsita no manis lieku nopietnību.
Rezumē
Lai darbinieki būtu efektīvi savā darba vietā, birojā ir jāatvēl vieta katrai no četrām darbībām: netraucēts darbs (koncentrācija), neformālā komunikācija, darbs grupā un rotaļāšanās. Tas, cik lielā mērā konkrēta darba vide atbilst šīm funkcijām, un kādā veidā tās norisinās uzņēmumā vai pat vienā atsevišķā nodaļā, vēlams, lai pilnībā paliek tās vadības un darbinieku ziņā. Piemērojot šo modeli pirms ir iesāktas sarunas par interjera dizainu vai telpu izvēli daudz vieglāk koncentrēties uz patiesi svarīgiem jautājumiem, bet interjera dizainu, mēbeļu un stilīgo interjera priekšmetu pakārtojot galvenajam biroja uzdevumam - palielināt darbinieku efektivitāti.
Lai darbinieki būtu efektīvi savā darba vietā, birojā ir jāatvēl vieta katrai no četrām darbībām: netraucēts darbs (koncentrācija), neformālā komunikācija, darbs grupā un rotaļāšanās. Tas, cik lielā mērā konkrēta darba vide atbilst šīm funkcijām, un kādā veidā tās norisinās uzņēmumā vai pat vienā atsevišķā nodaļā, vēlams, lai pilnībā paliek tās vadības un darbinieku ziņā. Piemērojot šo modeli pirms ir iesāktas sarunas par interjera dizainu vai telpu izvēli daudz vieglāk koncentrēties uz patiesi svarīgiem jautājumiem, bet interjera dizainu, mēbeļu un stilīgo interjera priekšmetu pakārtojot galvenajam biroja uzdevumam - palielināt darbinieku efektivitāti.
Piebilde par galda futbolu
Pirms pāris gadiem galda futbols un galda teniss kļuva par gluži vai populārākajiem interjera objektiem jaunizveidotos birojos. Neizskatījās, ka uzņēmumu vadītāji tos izvēlējās funkcionalitātes dēļ, drīzāk ejot modes pavadā. Tā bija jaunā tendence un tā darīja visi. Diezgan bēdīgi bija uzzināt, ka pusgadu pēc galdu ieviešanas, vairāk kā puse biroju, kur tie bija redzami, aizliedza darbiniekiem lietot tos darba laikā (koa??). Un bēdīgi man ir ne par darbiniekiem, kuriem ir aizliegts spēlēt darba laikā, bet gan par to, ka caur šādu aizliegumu šie uzņēmumi, pretstatā modernai domāšanai, nokomunicēja kaut ko pavisam savādāku, pat diametrāli pretēju - nespēju pieņemt XXI gadsimtam atbilstošu darbinieku dzīves stilu, kā arī vadības uzskatu, ka labsajūtai un jautrībai nav vietas darba vietā. Un pat zinot, ka liela daļa šo kompāniju aizliegumu ieviesa pamatojoties uz to, ka pārējiem darbiniekiem traucē bumbiņas atsitienu skaņas, gribas tikai pateikt:
Pirms pāris gadiem galda futbols un galda teniss kļuva par gluži vai populārākajiem interjera objektiem jaunizveidotos birojos. Neizskatījās, ka uzņēmumu vadītāji tos izvēlējās funkcionalitātes dēļ, drīzāk ejot modes pavadā. Tā bija jaunā tendence un tā darīja visi. Diezgan bēdīgi bija uzzināt, ka pusgadu pēc galdu ieviešanas, vairāk kā puse biroju, kur tie bija redzami, aizliedza darbiniekiem lietot tos darba laikā (koa??). Un bēdīgi man ir ne par darbiniekiem, kuriem ir aizliegts spēlēt darba laikā, bet gan par to, ka caur šādu aizliegumu šie uzņēmumi, pretstatā modernai domāšanai, nokomunicēja kaut ko pavisam savādāku, pat diametrāli pretēju - nespēju pieņemt XXI gadsimtam atbilstošu darbinieku dzīves stilu, kā arī vadības uzskatu, ka labsajūtai un jautrībai nav vietas darba vietā. Un pat zinot, ka liela daļa šo kompāniju aizliegumu ieviesa pamatojoties uz to, ka pārējiem darbiniekiem traucē bumbiņas atsitienu skaņas, gribas tikai pateikt:
pirms ieviest jaunu simbolu uzņēmuma kultūrā būtu labi vispirms apsvērt, vai gan kolektīvs, gan pati vadība spēs pieņemt jaunieviesto.
Oļegs Ņikitins
Kopā strādāšanas telpas Teikums stratēģijas vadītājs, Hanner uzņēmumu grupas biroja interjeru konsultants
