Saskaņā ar pagājušajā gadā veiktajiem pētījuma rezultātiem, mācību vajadzību noteikšana uzņēmumos Baltijā ir cieši saistīta ar darba izpildes un attīstības pārrunu procesu. Tā kā tendence ir veidot biežākas, vieglākas pārrunas, arī mācību vajadzību dokuments aizvien biežāk tiek veidots, kā "dzīvs" dokuments, kas tiek regulāri papildināts, nevis tikai vienreizējs pasākums budžetēšanas ietvaros. Labā prakse ir izmantot vairākus mācību vajadzību noteikšanas avotus un definēt stratēģiskās un uzņēmuma attīstībai nepieciešamās nākotnes kompetences, vienlaicīgi paturot redzes lokā darbinieku individuālās attīstības vajadzības.

Pēc manas pieredzes, tikai pirmajā mirklī mācību vajadzību noteikšana šķiet pašsaprotams un vienkāršs process. Sevišķi tā šķiet uzņēmumos, kur mācības ir kā "plāksteris" – rodas konflikti, klienti nav apmierināti, pārdošanas plāns netiek izpildīts – tātad nepieciešamas mācības par šīm tēmām, un tās tad arī tiek uztvertas kā "mācību vajadzības". Kam tas ir vajadzīgs? Visiem pārdevējiem vai visiem darbiniekiem, cik vien maksimāli lielu grupu ārējais treneris ir gatavs mācīt. Šādos gadījumos visbiežāk trenerim tiek nosauktas tēmas, kuras ir jāietver mācībās, un mācību vajadzības ir šī satura punktu izklāsts. Līdz ar to "saturs ir kā karalis", kur netiek analizēti ne konkrēto darbinieku mācīšanās paradumi, ne domāts par mācību pārnesi uz darba saturu.

No organizācijas attīstības aspekta skatoties, darbinieku attīstības un apmācības jautājumi uzņēmumos ir skatāmi nevis kā īslaicīgi kompetenču paaugstināšanas un darbinieku motivācijas kursi, bet gan kā pārdomāti stratēģiski lēmumi uzņēmuma konkurētspējas nodrošināšanai un attīstībai ilgtermiņā. Lai varētu runāt par reāliem ieguvumiem un darbinieku apmācībā un attīstībā ieguldīto investīciju atdevi, ir nepieciešams uzskatīt mācības kā citiem biznesa procesiem līdzvērtīgu procesu, kurš sākas ar skaidru mācību vajadzību un mērķu noteikšanu atbilstoši uzņēmuma biznesa stratēģijai. Svarīgi noteikt skaidrus mācību novērtēšanas kritērijus un metodiku mācību ieguvumu ietekmes mērīšanai uz biznesa rezultātiem.

Mans piedāvājums mācību vajadzību noteikšanā ir integrēt t.s. Action mapping pieeju. Šo pieeju plaši lieto e-mācību izstrādes procesā, taču, manuprāt, tas ir veiksmīgs modelis jebkura veida mācību vajadzību noteikšanā un precizēšanā. Ar šo metodi tiek noskaidrots arī mācību vajadzības līmenis - vai tas pamatā ir zināšanu, rīcības vai attieksmes jautājums - un no tā arī izriet, kāds ir piemērotākais mācību risinājums, vienlaicīgi jau sākumā nosakot izmērāmu mācību mērķi.

Līdz ar to mācību vajadzību noteikšana ir strukturēts process, uzdodot sekojošus jautājumus:

Mācību speciālista loma no saņemto aptauju, anketu informācijas apkopošanas mainās uz moderētas diskusijas vadīšanu par mācību vajadzībām un vienlaikus atbilstošākajiem mācību risinājumiem, kas pievienos vērtību biznesam. Tad daudz būtiskāka ir izaicinātāja loma, validējot no vadītājiem un darbiniekiem saņemto informāciju, vai noteiktā mācību vajadzība patiešām ir būtiskākā. Pārdomāta mācību vajadzību noteikšanas procesa laikā tiek noskaidroti arī šādi jautājumi:

Kā piemēram, viena no biežākajām mācību vajadzībām, kas regulāri atkārtojas mācību plānos gadu no gada, ir laika plānošana. Taču ļoti bieži izrādās, ka runa nav par laika plānošanu, bet gan par darbu atlikšanas paradumiem. Tāpat bieži izrādās, ka darbinieki nevis nezina klientu apkalpošanas standartu, bet netiek galā ar savām emocijām sarežģītās situācijās. Tādos gadījumos, iespējams, patiesā mācību vajadzība ir apgūt darbiniekiem 1-2 metodes, kas der tieši viņiem, kā vadīt savas emocijas gadījumos, kad klients izsaka pretenzijas. Iespējams, darbiniekiem ir jāzina, kur ātri atrast specifisko informāciju par konkrētiem produktiem un jāmāk orientēties iekšējās sistēmās.

Ir uzņēmumi, kas, piemēram, digitālās prasmju mācības integrē ikdienas procesos "pilinot" zināšanas un "piespiežot" darbiniekus uzreiz tās pielietot. Tāpat uzņēmumi aizvien vairāk izvēlas tādus mācību risinājumus kā simulācijas e-vidē vai klātienes lomu izspēles, kas pietuvinātas reālajām situācijām, sniedz tūlītēju atgriezenisku saiti un nostiprina paradumu arī ikdienā reaģēt atbilstoši gaidītajam. Tas nebūtu iespējams, ja mācību vajadzības būtu pavirši noteiktas bez risinājuma, kā tiks izvērtēts, vai mācības tiek pārnestas uz darba vidi.