Vēlos pieteikties SmartHR izsūtnei
...un saņemt aktuālāko informāciju par HR pasākumiem un citām aktivitātēm!
Pieredzes stāsts
Pieredzes stāsts: Mans digitālā HR ceļš
Raksta autore: Liesma Rijniece
Kāpēc es te "plosos" par personālvadības digitalizācijas tēmu?
Jau esmu savos sociālo tīklu rakstos esmu stāstījusi, ka patiesi ticu tam, ka digitalizējot personālvadības procesus, ir iespējams uzlabot ne tikai personāla daļas darbu, bet arī veicināt darba sniegumu kopumā, paaugstināt darbinieku iesaisti, motivāciju un uzlabot darbinieku ikdienas pieredzi uzņēmumā.
Sāksim ar to, ka par personālvadību es sāku interesēties gana vēlu, jau biju vairākus gadus strādājusi dažādās biroja vadības un tehniskajās pozīcijās, pastarpināti arī asistējot ar personālvadības dokumentu sagatavošanu. Toreiz man tas likās ļoti garlaicīgi, jo mans iespaids par personāla daļas darbu bija, ka tā ir viena vienīga dokumentu gatavošana un parakstu vākšana. Saņem kaudzīti ar iesniegumiem, pārbaudi vai uz visiem ir vadītāja paraksts, ņem savu Word dokumenta sagatavi un pārraksti vajadzīgos datus.
“
Saņem kaudzīti ar iesniegumiem, pārbaudi vai uz visiem ir vadītāja paraksts, ņem Word dokumenta sagatavi un pārraksti vajadzīgos datus.
Nekas sarežģīts, viegli izpildāms, daudz piepūles neprasa, bet jo lielāks kolektīvs, jo vairāk šo papīru un ilgāks laiks aiziet dokumentu sagatavošanai. Šī ir ātrā versija, garā versija ir, ka vēl skraidi pa kabinetiem vācot apstiprinājumus, nezini kurš priekšnieks kad ir prom, kas viņu aizvieto un var dokumentu apstiprināt, pieļauj kļūdas pārrakstot kolēģu vārdus un personas kodus, kļūdies ar datumiem utt utt.
Kad nokļuvu savā pirmajā īstajā personāla daļas darbā, kā lietvede, dokumentu sagatavošana bija mana ikdiena. Te gan jāatzīst, ka uzņēmums bija gana liels un izmantoja "sistēmu". Tātad nu man vairs nav jāņem Word dokumenta sagatave, bet vienkārši jāpārraksta iesniegumu informācija sistēmā un tā savukārt uzģenerē vajadzīgo dokumentu. Wooow, vai tas tiešām var būt vēl vienkāršāk?
Var. Izrādās, likumdošana atļauj neizmantot papīra dokumentus, ja uzņēmumā ir atrunāta elektroniska dokumentu noformēšanas kārtība. Liels bija mans pārsteigums nokļūstot uzņēmumā, kur atvaļinājumu piesaku elektroniski, tāpat elektroniski to man apstiprina vadītāja un dati automātiski aiziet uz grāmatvedību. Jāatzīst, ka šī elektroniskā sistēma bija pieejama tikai darba vietā ar darba interneta pieslēgumu. Vai var būt vēl vienkāršāk?
Var. Šodien es savu atvaļinājumu, komandējumu vai slimības informāciju piesaku caur mobilo aplikāciju ar pāris klikšķiem. Un iedomājaties? Neviens neraksta nekādu papīru!!! Un es ne tikai redzu savas prombūtnes, bet arī kolēģu pieteiktās prombūtnes (piemēram kurš strādā no mājām, kurš ir komandējumā, kam ir dzimšanas diena vai darba gadadiena).
Te varētu pajokot, ka personāla daļai vairs nebūs ko darīt ???? Bet es to redzu, kā to slaveno "transformāciju" par ko tik daudzus gadus tiek runāts - personāla daļas speciālisti apgūst jaunas kompetences, viņi ne tikai sistēmiski atbalsta, lai visi procesi notiek kā vajadzētu, bet arī strādā ar datu analītiku, attīsta darba snieguma vērtēšanu un atgriezeniskās saites kultūru un daudzas citas lietas.
Mans piemērs šeit bija pavisam elementārs, bet digitalizējam mēs arī citus procesus. viena no manām mīļākajām lietām, kas mūsdienās ir atrisināta ar HR Core sistēmām ir atskaišu sagatavošana
Te varētu pajokot, ka personāla daļai vairs nebūs ko darīt ???? Bet es to redzu, kā to slaveno "transformāciju" par ko tik daudzus gadus tiek runāts - personāla daļas speciālisti apgūst jaunas kompetences, viņi ne tikai sistēmiski atbalsta, lai visi procesi notiek kā vajadzētu, bet arī strādā ar datu analītiku, attīsta darba snieguma vērtēšanu un atgriezeniskās saites kultūru un daudzas citas lietas.
Mans piemērs šeit bija pavisam elementārs, bet digitalizējam mēs arī citus procesus. viena no manām mīļākajām lietām, kas mūsdienās ir atrisināta ar HR Core sistēmām ir atskaišu sagatavošana
Man ir bijusi pieredze, kad saņemu epastu no kāda vadītāja kuru atbalstu ar tekstu:
“
..man vajag atskaiti par to, cik no mūsu darbiniekiem ir absolvējuši šādas un tādas augstskolas. Informāciju vajadzēja jau vakar, bet pacenties tagad man ātri šo sameklēt.
Okei.. tātad, kur mums glabājas izglītības informācija? Hmmm… kaut kas ir personu lietās, bet tur arī nav visiem, jo šāda veida dokumentus mēs neglabājam, ir kaut kāds excelis kas ir gatavots pirms pāris gadiem (laikam tad bija iepriekšējā reize, kad kādam no vadības vajadzēja šādu atskaiti), tātad man laikam vajadzētu vienkārši atjaunot iepriekšējo failu. Tā, bet izrādās, ka darbinieki pa šo laiku ir jau krietni nomainījušies. Vai dati ir mūsu sistēmā? Nē nav. Interesanti… Nu kaut kā es šo informāciju savācu, bet tas nemaz nebija ātri.
Kā to risina mūsdienās? Izglītības informācija ir tā lieta, ko vairumā gadījumu var ļaut darbiniekiem caur pašapkalpošanās rīku ievadīt pašiem. Un loģiski, ja informācija ir ievadīta sistēmā, to var arī apskatīt atskaitēs un tas aizņem tikai pāris minūtes laika
Vēl es labprāt aprakstītu arī par atgriezeniskās saites sniegšanu, par darba snieguma vērtēšanu, par darbā ievadīšanu, par atlases procesu, par bonusu aprēķināšanu un algu pārskatīšanu un vēl un vēl. Tikai baidos, ka man šodien neatliks laika citiem darbiem un jums apniks lasīt.
Varat pie sevis apdomāt, kāda ir jūsu pieredze ar HR procesu automatizāciju? Ja tādas vēl nav, iespējams, ir īstais brīdis.
Varat pie sevis apdomāt, kāda ir jūsu pieredze ar HR procesu automatizāciju? Ja tādas vēl nav, iespējams, ir īstais brīdis.
Liesma Rijniece
Squalio Produktu attīstības vadītāja
