Komanda
5 rīki veiksmīgākai darbinieka iesaistei
Raksta autore: Kristīne Dudko, Squalio
Sveiki, mani sauc Kristīne un es strādāju Squalio. Šī ir manas personāls vadības informāciju tehnoloģiju darba pieredzes īsā versija par rīkiem, kurus izmantojam darbinieku iesaistei. Es apsolos runāt tika par to, ko es pati esmu pieredzējusi savā darba praksē. Tāpēc arī runājot par iesaistes rīkiem, padalīšos ar tiem, ko izmantojam savā darba ikdienā. Nedaudz pieskaršos kādi ir plusi un mīnusi un, kādas darbības šie rīki prasa no personāla speciālista un darbiniekiem.
#1 rīks:
PROMBŪTŅU UZSKAITES RĪKS
Šis manā uztverē ir pamatu pamats, jāsaka, ka man ir paveicies, jo visās darba vietās, kur esmu strādājusi vienmēr ir bijusi šāda iespēja, lietotājam draudzīga vai mazāk, tas ir cits jautājums. Jāsaka, ka darbinieki aizvien vairāk novērtē iespēju pašiem pieteikt savas slimības lapas, atvaļinājumus, komandējumus un "darbs no mājām" dienas. Ir forši, ka vari redzēt savas uzkrātās brīvās dienas, kā arī citus datus, ko darba devējs glabā par tevi. Tā pat, manu un citu darba kolēģu ikdienu, atvieglo tas, ka kalendārā redzu, kurš no maniem kolēģiem ir ofisā uz vietas vai kādā citā prombūtnē. Līdz ar to, man izkrīt daudzi jautājumi biroja administratorei vai nevēlams zvans saslimušam kolēģim.
Mans tiešais vadītājs apstiprina prombūtnes telefonā pa ceļam uz tikšanos un ne biroja administratore, ne grāmatvede neskrien viņam pakaļ, lai tiktu parakstīts tāds vai citādāks rīkojums.

Ja šāda rīka nav, no HR puses ir krietni jāpiestrādā pie vadītāju un vadības pārliecināšanas, ka tāds ir nepieciešams. Šeit talkā var nākt vienkāršs aprēķins par ieguvumiem un izdevumiem, tas parasti maina vadītāju skatījumu uz šīm lietām. Savukārt personāla speciālistam ir jārēķinās ar laiku, ko prasa informācijas sagatavošana, kas nepieciešama sistēmas ieviešanas laikā. Tā pat, ir jārēķinās, ka visticamāk būs jāpārskata savi iekšējie HR procesi. Kā arī laicīgi jāstāsta darbiniekiem par gaidāmajām pārmaiņām.
#2 rīks:
IEKŠĒJĀS KOMUNIKĀCIJAS RĪKS
Nav noslēpums, ka informēts darbinieks ir iesaistīts darbinieks. Ir diezgan nomācoši strādāt, kad nav ne mazākās nojausmas par to, kas notiek uzņēmumā. Pieklusinātas sarunas virtuvē un nedaudz skaļākas atsevišķos kabinetos. Iekšējās komunikācijas rīki ir liels palīgs, lai dalītos ar kolēģiem gan priekos, gan bēdās, gan ar jaunumiem, gan atgādināt iespējams sen aizmirstas, tomēr svarīgas lietas, kas ir daļa no ikdienas. Mēs uzņēmumā izmantojam Yammer, kas ir kā Facebook, tikai darba vajadzībām. Šajā platformā redzama informācija, gan par atsevišķām nodaļām, gan visiem plānotajiem pasākumiem uzņēmumā. Te mēs dalāmies ar savu praksi, pieredzi, vietām, kuras apmeklēsim vai pārstāvēsim saistībā ar darba pienākumiem.
Tā pat, kolēģi nereti padalās ar kādu joku vai citur atrastu interesantu un saistošu informāciju. Izmantojam šajā vietnē arī balsošanas iespējas par darba pasākumiem un ideju nosaukumiem jauniem produktiem. Protams, ka tas, ka mums šāds rīks ir, nenozīmē, ka visi to lieto. Tāpēc, kā vienmēr HR atliek būt radošam. Mūsu uzņēmumā Yammer ir pirmā lapa interneta pārlūkā. Ja ziņas nāk no vadītājiem un personāla vadības, prakse rāda, ka darbinieki izlasa, tad, ja ziņā viņi ir atzīmēti (ietagoti). Tā pat, svarīgās ziņas no Yammer nonāk darbinieku pasta kastītēs.

Ja lietojat Office 365, ļoti iespējams, ka jums ir šis rīks, bet to neizmantojiet. Pajautājiet savam IT!
#3 rīks:
KOMANDAS DARBA PLATFORMA
Šis rīks sasaucas ar iekšējās komunikācijas rīku, jo izmantojam šeit čata iespējas. Mūsu komandas darba platforma ir Teams. Un šis bija uzņēmuma vadības lēmums, jo mūsu interesēs ir droša vietne komunikācijai un komandas darbam attālināti, ko Teams nodrošina. Tas nozīmē, ka mums nav WhatsApp vai Facebook grupas, daudz e-pastu ar lieliem pielikumiem. Mēs ērti organizējam dažādas darba grupas, strādājam pie kopīgiem dokumentiem un dalāmies ar vizuāliem materiāliem.
Šādām platformām es redzu tikai plusus. Visa informācija par konkrēto projektu ir vienā vietā. Ja kāds kolēģis projekta gaitā nomainās, informācija nav jāpārsūta un jālasa kopā pa dažādiem e-pastiem un mapēm.

Un atkal, ja lietojat Office 365, visticamāk šis rīks jums jau ir, atliek to iedzīvināt un redzēt, cik kolēģi ir apmierināti.

#4 rīks:
APMĀCĪBU UN SPĒĻOŠANAS PLATFORMA
Nezinu kā ir pie jums, bet pie mums visi vai vismaz lielākā daļa ir gadžetu frīki (labā nozīmē). Kā arī, strādājot dinamiskā vidē, ir gandrīz neiespējami savākt darbiniekus uz apmācībām. Jo tikšanās ar klientu vai biznesa partneri vienmēr būs pirmajā vietā. Alternatīva ir apmācību platforma, kas piedāvā iespēju iepazīties ar jaunākajām izmaiņām, ētikas kodeksiem, darba drošību u.c. sev ērtā laikā un vietā. Šīs platformas nodrošina arī to, ka viegli izsekot un apliecināt, ka darbinieks apmācības ir izgājis. Līdz ar to, atkrīt arī visa papīru jūra un skraidīšana jau atkal pēc parakstiem.

Mēs izmantojam Seppo, kas ir Somijā izstrādāta mācību platforma. Ar to veicam gan apmācības, gan darbā ievadīšanas procesu, gan jautri pavadām laiku saliedējot kolektīvu. Izklausās forši, vai ne? Man šis liekas NR. 1 rīks, kā iesaistīt darbinieku un likt justies forši.
Pēdējā laikā ļoti bieži dzirdu, ka darbā ievadīšana stipri pieklibo, šis tiešām ir veids, kā šo procesu standartizēt un automatizēt, tai pat laikā izveidojot to interesantu un darbiniekam saistošu.

Reiz uztaisījām 30 minūšu spēli, kas radīja smieklus ik katrā, kurš piedalījās. Mums bija sakrājušies jaunumi, atnākusi saujiņa ar jauniem kolēģiem un likās, ka vajag atgādināt dažas piemirstas lietas par uzņēmuma vērtībām. Tad nu piektdienas pēcpusdienā izspēlējām nelielu orientēšanās spēli ofisa telpās. Tās rezultātā visiem bija iespēja uzzināt jaunumus, iepazīties ar jaunajiem kolēģiem un atcerēties piemirsto.

Jā tas prasīja laiku no personāla speciālista, lai sagatavotu šo spēli. Toties rezultāti bija lieliski, piedalījās 80% darbinieki un īsā laikā mēs spējām pasniegt informāciju nepiespiesti, tomēr kvalitatīvi.


#5 rīks:
MOTIVĀCIJAS UN IESAISTES RĪKS
Motivācijas tēma cilvēku resursu vadīšanā šķiet ir vissenāk apspriestā. Darbinieku motivācijas jautājums dienas kārtībā bija un būs. Mūsu prakse ir tāda, ka motivācija iet roku rokā ar vērtībām. Un vērtības ar iesaisti. Pāris gadus atpakaļ veicot ikgadējo darbinieku aptauju, dati rādīja, ka tikai 29% darbinieku vērtības sakrīt ar uzņēmuma vērtībām. Dati liecināja arī par to, ka darbinieki nemaz nezina šīs vērtības. Tas atvēra acis vadītājiem un viņi vēlējās veikt izmaiņas. Tāds ir īsais stāsts, kā radās rīks Squalio Coins.
Ar tā palīdzību mēs sakām paldies kolēģiem par kādu labi padarītu darbu, kas sakrīt ar kādu no definētajām vērtībām. Sakot šo paldies, mēs dodam arī virtuālu monētiņu- Coins. Monētiņas krājas un vēlāk tās var pārvērst eiro valūtā.

Rīkam ir spēļošanas elementi, kas 100% iesaista darbinieku, jo rīku tiešām izmanto visi. Ko tas prasa no personāla vadītāja - atgādināt, ka jāpasaka kolēģiem paldies, pasekot, kuras vērtības ir aktīvākās un pastāstīt par tām, kā arī, ir iespējams izcelt aktīvākos atgriezeniskās saites devējus un saņēmējus.
NOBEIGUMĀ
....
Šie ir pieci rīki, ko izmantojam un mums pašiem liekas, ka tie strādā. Ticu, ka pieredzes ir atšķirīgas, atšķirīgi uzņēmumi un nozares. Es novēlu jums atrast to, kas strādā jums. Saprotiet, ko gribat risināt, uzstādiet mērķi un ejiet uz to. Izpētiet iespējas un parunājiet ar kolēģiem kāda ir viņu pieredze. Lai izdodas iesaistīt darbiniekus, gūt pozitīvu pieredzi un celt uzņēmuma kopējo tēlu.
Kristīne Dudko
Squalio Produktu attīstības vadītāja