Komandu sapulces (arī virtuālās): 6 izaicinājumi un to praktiski risinājumi
Lai arī sapulces šķiet ikdienišķs darba dienas process, tām ir liels spēks un ietekme. No vienas puses, sapulces ir efektīvs rīks uzdevumu plānošanai, attiecību uzturēšanai ar savu darbinieku, lēmumu pieņemšanai, ideju ģenerēšanai un sinerģiskam grupas darbam, taču no otras puses – tas ir liels laika zaglis, kas atņem darbiniekam un visai komandai individuālo fokusa laiku un iespēju koncentrēties nepārtrauktam darbam. Sapulču telpās 6 visbiežāk sastaptās problēmas uzskaita un to praktiskus risinājumus piedāvā "dots." radītā sapulču pārvaldības risinājuma Meetinch Produktu grupas vadītājs Kristaps Vergins un komunikācijas speciāliste Līva Luriņa.
Pārāk daudz sapulču
Ar sapulcēm piesātināts darba kalendārs nozīmē pārāk maz laika ieplānoto uzdevumu veikšanai un fokusētam darbam brīžos tām. Vēl jo vairāk – nozares veiktais pētījums "The State of Meetings 2019" atklāj, ka vismaz 39% darbinieku visā pasaulē atzīst, ka lieki iztērēts laiks neproduktīvās sapulcēs sastāda lielāko izmaksu daļu viņu darba devējam.
Kā rīkoties?
Ja regulāri tiek sasaukta sapulce komandai ar mērķi informēt par jaunumiem vai projektu progresu – tā labāk nedarīt. Visefektīvākais veids, kā nodot šādu informāciju, ir strukturēts un skaidrs e-pasts. Kolēģi novērtēs sapulces laika ietaupījumu.

Ja sanāksmes mērķis ir kādas problēmas risināšana sarunu ceļā vai prāta vētra, sapulce būs nepieciešama, taču deviņreiz' jānomēra nepieciešamais mītiņa garums un komandas dalībnieku skaits, un tikai tad jāgriež. Iespējams, ierasto stundu var aizstāt ar 50 minūtēm – koncentrētākas sarunas, efektīvāka lēmumu pieņemšana un ietaupīti resursi.
Neskaidrs mērķis un virziens
Kurš gan izbauda lidojumu ar pilotu, kuram nav ne jausmas, kur un kā piezemēties? Tas pats notiek arī ar sapulcēm. Ja no mītiņa organizatora jūs saņemat tukšu sapulces ielūgumu ar nosaukumu "Projekta attīstība" – kam lai gatavojas? Vai katram būs jāstāsta par savu veikumu, vai arī pats vadītājs informēs par izmaiņām?
Kā rīkoties?
Sapulces plāns ir vissvarīgākais priekšnosacījums, lai tā būtu produktīva. Vienmēr veltiet laiku, lai pienācīgi saplānotu sapulces darba kārtību un ikvienam komandas dalībniekam būtu skaidrs mērķis.

Lai sasniegtu maksimālu efektu, sapulces ielūgumā jāiekļauj:
Definēts mērķis
Kas tieši jāpanāk šajā sapulcē?
Sapulces plāna punkti
Uzskaitiet apspriežamos tematus, atbildīgās personas, kurām jāsagatavojas konkrētajam punktam un ilgumu, cik daudz laika esat gatavi veltīt, lai pieņemtu lēmumu pie attiecīgā plāna punkta. Noteikti iekļaujiet arī savas gaidas, ko sapulces dalībniekiem vajadzētu sagatavot, piemēram, konkrētu ideju piedāvājumus, rezultātu prezentēšanu vai detalizētu paveikto darbu atskaiti.
Saistītie dokumenti vai saites
Nosūtiet šo informāciju jau pirms sapulces, lai iesaistītā komanda var iepazīties ar saturu un pienācīgi sagatavoties (šis arī palīdzēs novērtēt kolēģu iesaisti un iniciatīvu).
Haotiska sapulces norise
Tiklīdz tiek uzsākta sapulce, ir laikus jānoskaidro atbildes uz vairākiem jautājumiem, piemēram, kurš protokolēs sarunu? Kur ir piekļuve saistītajiem dokumentiem? Kur atzīmēt sev paredzētos uzdevumus? Kur rakstīt piezīmes un tālāko plānu? Kurš rakstīs klientam apkopojuma (follow-up) e-pastu?

Piezīmju lapiņas, plānotāji, tāfeles, Word dokumenti vai elektroniskās piezīmes… Ir tik daudz ierastu, bet neefektīvu veidu, kā cilvēki veic pierakstus no sapulcēm. Un vēl jo vairāk – ja katrs dalībnieks piezīmes raksta individuāli sev, pastāv liels risks, ka daļa no apspriestās informācijas vai pieņemtajiem lēmumiem var pazust, jo neviens nav uzskatījis par vajadzīgu to atzīmēt savā plānotājā.
Kā rīkoties?
Haotisku sapulces gaitu izslēgt iespējams ar vienotu sapulču kultūru. Atbildot uz augstāk minētajiem jautājumiem, komanda nonāk pie vienota plāna – kā tiek vadīta sapulce un kāda ir katra atbildība.

Vēl jo vairāk, ierastajā organizāciju sapulču kultūrā vienmēr ir vieta attīstībai. Sapulču digitalizācija ir tiešs veids, kā saīsināt laiku, ko velta ikviens komandas dalībnieks organizējot vai vadot sanāksmi, kā arī padarīt tās efektīvākas un fokusētākas.

Ļaujot komandai tiešsaistē kopdarboties pie sapulces plāna gatavošanas vai rezultātu fiksēšanas, kā arī automatizējot dažādus procesus, piemēram, sapulces kopsavilkuma (protokola) izveide, uzdevumu apkopošana un sapulcē definēto uzdevumu progresa atsekošana, ne tikai sapulces gaita kļūs plūdena un vienota, bet arī tiks ietaupītas pūles un lieki darbi no tās dalībniekiem.
Novirzīšanās no tēmas
Ārpus tēmas sarunas un fokusa zudums ir ļoti bieža parādība gan virtuālajās, gan klātienes sarunās. Katram cilvēkam ir individuāls klausīšanās, uztveres un detalizācijas līmenis, tāpēc bieži vien kādam kolēģim raksturīga gara un sīkumaina runa, kamēr cits jau "pazudis" pie pirmā teikuma. Šīs ir īpaši bīstamas situācijās, jo tiešā veidā pagarina sapulces laiku un samazina tās produktivitāti.
Kā rīkoties?
Sapulces vadītājam jāsaglabā vēss prātu un jāatgriež saruna īstajās sliedēs. Pamēģiniet iekļaut spēles elementu – lieciet sapulces dalībniekiem piefiksēt, cik reizes visā mītiņa laikā tika pamanītas novirzīšanās no temata un "aizrunāšanās". Sapulces beigās apkopojiet šos rezultātus, pārvērtiet par sava veida sapulces efektivitātes KPI (Key Performance Indicator) un nākamajā sapulcē apņemieties to samazināt. Spēles elementu (gamification) ieviešana darba ikdienā ir visā pasaulē pierādīta efektīva metode cilvēku iesaistei, kas šajā gadījumā saasinās sapulces dalībnieku uzmanību un palīdzēs noturēt sarunu rāmjos.
Nespēja koncentrēties un pasīvi sapulces dalībnieki
Garas sapulces, garlaicīgi temati un nebeidzamas diskusijas… Visi esam saskārušies ar šiem biediem gan konferenču zālēs, gan virtuālajās sapulču telpās, kad kāds sāk dīdīties krēslā, bet kāds cits – pārskatīt sociālo tīklu laikjoslas.

Šādas situācijas ir nepatīkamas gan sapulces dalībniekiem, kas vairs nespēj koncentrēties, gan arī organizatoram, esot vienā telpā ar apātiskiem un neaktīviem kolēģiem.
Kā rīkoties?
Ir vairākas metodes, kas motivē cilvēkus darbam – kādam tas ir paveikto uzdevumu skaits vai apjoms, kādam citam – tuvojošies izpildes termiņi. Sapulce var kļūt efektīvāka, ja tā tiek ielikta šaurākā laika rāmī. Par spīti ierastajam 1 stundas vai 30 minūšu mītiņam, savu nākamo sapulci ieplānojiet 10 minūtes īsāku.

Vēl efektīvāk, ja sapulci variet sadalīt mazākos laika rāmjos, balstoties uz plāna punktiem, piemēram, katra temata apspriešanai / lēmuma pieņemšanai veltot 7 minūtes.

Pavisam disciplinētām komandām – novietojiet redzamā vietā taimeri, kas garantēs fokusētu, vienotu darbu, izskaustu liekvārdību un pavisam droši – neviens nesāks sarunu par laikapstākļiem vai seriāliem.
"Pamestais" sajūta
Daudziem zināma filma "Pamestais"(Cast Away) ar Tomu Henku, kurā viņš pamostas un vientuļas salas, vai ne? Brīžiem ar šo pašu sajūtu nākas sastapties video sapulcēs… Runātājam ir grūti uzstāties, ja nav redzamas emocijas vai sejas izteiksmes no sapulces dalībniekiem, un arī otrādi – koncentrēties uz dzirdēto ir sarežģītāk, neredzot runātāju pilnā augumā, jo arī ķermeņa valodai un žestiem ir būtiska nozīme informācijas uztveršanas procesā.
Kā rīkoties?
Sāciet piekopt attālināto sapulču tradīcijas, piemēram, pirmās 2 minūtes veltot tam, lai visi mītiņa dalībnieki ieslēdz savas kameras, sasveicinās, atbild uz kādu konkrētu sadzīvisku jautājumu. Cita ideja, kas var būt mazāk satraucoša introvertiem cilvēkiem, ir mūzikas atskaņošana. Apkopojiet savu kolēģu mīļākās dziesmas un katras sapulces sākumā atskaņojiet kādu no tām. Bez šaubām, tās ir papildus pāris minūtes jau tā saspringtā sapulču grafikā, taču visiem ir skaidrs, ka jebkāda veida efektīvs ice-breaker uzlādēs ar enerģiju, palielinās spēju fokusēties un radīs atvērtu sajūtu, ļaujot iesaistīties tālākās diskusijās arī introvertos kolēģus.

"Starptautiski pētījumi rāda, ka vidēji 2 stundas ik nedēļu visdažādāko nozaru profesionāļi pavada bezjēdzīgās sapulcēs. Kādam tas var nešķist daudz, tomēr, ja mēs paraugāmies ilgtermiņā, tas ir liels skaits darba stundu, kuras iespējams pavadīt efektīvāk, izraujoties no ikdienas sapulču rutīnas. Ar pārdomātu sapulču vadību un datos balstītiem lēmumiem iespējams pacelt organizācijas sapulču kultūru nākamajā līmenī," ir pārliecināts Kristaps Vergins, dots. Produktu grupas vadītājs un sapulču produktivitātes risinājuma Meetinch radītājs.