Vēlos pieteikties SmartHR izsūtnei
...un saņemt aktuālāko informāciju par HR pasākumiem un citām aktivitātēm!
Pilnīgs ceļvedis darbību automatizācijā: no vienkāršiem uzdevumiem līdz sarežģītiem procesiem
Kad kāda organizācija nolemj palielināt ražīgumu, samazināt izmaksas vai risināt atbilstības jautājumus, visnoderīgākais instruments šim mērķim ir automatizācija.
Automatizācija var ievērojami samazināt manuālo darbu un ar to saistītās cilvēku kļūdas, palielināt efektivitāti un pat atklāt slēpto izaugsmes potenciālu. Bet kā automatizācija var veicināt izaugsmi organizācijā?
Domājiet par to šādi: Katrs jūsu rīcībā esošais resurss var tikt piešķirts vai nu esošās darbības uzturēšanai (tās darbības nodrošināšanai un būtībā stabilizēšanai), vai izaugsmei (jūsu uzņēmuma paplašināšanai). Tāpēc, jo vairāk jūsu galvenais resurss (cilvēki) ir aizņemts ar darbībām, kuras var automatizēt, jo mazāk laika viņi var veltīt uzņēmuma izaugsmei.
Automatizācija nav iniciatīva, lai “šeit un tur ietaupītu kādu centu”, bet gan pamats ilgtspējīgai izaugsmei jebkurā organizācijā.
Šeit ir daži piemēri:
- Personāla vadība: jo vairāk laika personāla vadības darbinieki velta dokumentu un veidlapu aizpildīšanai, jo mazāk laika viņiem atliek talantu piesaistīšanai, tādējādi kavējot izaugsmes potenciālu.
- Klientu atbalsts: jo vairāk atbalsta komanda koncentrējas uz atbildēšanu uz klientu jautājumiem, jo mazāk laika viņi var veltīt esošo klientu skaita palielināšanai.
- Juridiskā darbība: jo vairāk jūsu juridiskā komanda ir iesaistīta katrā līgumā, ko jūsu organizācija sagatavo un izpilda, jo vairāk tā kļūst par izaugsmes šķērsli.
Kad ir pareizais laiks automatizācijai?
Lēmuma pieņemšanai par konkrēta procesa (vai tā daļas) automatizāciju ir tikai viens vienkāršs kritērijs: procesa gatavība.
Procesu gatavība atspoguļo, cik labi izstrādāts un pārdomāts ir konkrētais process. Procesu gatavības novērtēšanai ir vairāki līmeņi:
- Vai process darbojas (rada vērtību)? Iedomājieties, ka automatizējat mārketinga procesu, kas nedod nekādus rezultātus. Kāpēc to darīt?
2.Vai uzskatāt, ka šis process būs pietiekams nākamajam gadam vai aptuveni tādam laikposmam? Ja gada laikā jūsu uzņēmums izaugs 2–3 reizes, vai šis process joprojām būs noderīgs?
3.Vai tas aizņem 10 % vai vairāk kāda darbinieka laika? 10 % var izmaksāt vismaz 2000 dolārus gadā, plus zaudētās iespējas uzņēmuma izaugsmes jomā.
Ja atbilde uz visiem trim jautājumiem ir “jā”, process ir pietiekami nobriedis, lai to automatizētu. Pat ja atbilde uz diviem no šiem jautājumiem ir “jā”, jums arī vajadzētu apsvērt automatizāciju.
3.Vai tas aizņem 10 % vai vairāk kāda darbinieka laika? 10 % var izmaksāt vismaz 2000 dolārus gadā, plus zaudētās iespējas uzņēmuma izaugsmes jomā.
Ja atbilde uz visiem trim jautājumiem ir “jā”, process ir pietiekami nobriedis, lai to automatizētu. Pat ja atbilde uz diviem no šiem jautājumiem ir “jā”, jums arī vajadzētu apsvērt automatizāciju.
Atbilstības spiediens ar laiku pieaug
Tiklīdz organizācija sasniedz noteiktu lielumu, atbilstība kļūst izšķiroša, lai nodrošinātu riska brīvu darbību
Mūsdienās neatbilstības sekas var būt dramatiskas pat lielām organizācijām (ņemiet vērā tādus noteikumus kā DORA, NIS2, AI Act un citus). Mēs stingri iesakām rīkoties proaktīvi un sākt automatizēt ar atbilstību saistītos procesus, dokumentus un datu punktus pēc iespējas ātrāk.
Matemātika šeit ir vienkārša: izmaksas un riski, kas saistīti ar atbilstības neievērošanu, pieaugs eksponenciāli līdz ar jūsu uzņēmuma izmēru.
Sākumā, iespējams, jums būs jāiegulda 1000 dolāri, lai automatizētu noteiktu skaitu ar atbilstību saistītu procesu; pēc gada, iespējams, jums būs nepieciešami 10 000 dolāri, lai izdarītu to pašu.
Tas ir rezultāts “uzkrātajiem” dokumentiem, procesiem, cilvēkiem, sistēmām un citām uzņēmējdarbības vienībām, kas iesaistītas procesā.
Sāciet atbilstības automatizāciju savlaicīgi, jo tas vēlāk ietaupīs jums daudz laika un naudas.
Sākumā, iespējams, jums būs jāiegulda 1000 dolāri, lai automatizētu noteiktu skaitu ar atbilstību saistītu procesu; pēc gada, iespējams, jums būs nepieciešami 10 000 dolāri, lai izdarītu to pašu.
Tas ir rezultāts “uzkrātajiem” dokumentiem, procesiem, cilvēkiem, sistēmām un citām uzņēmējdarbības vienībām, kas iesaistītas procesā.
Sāciet atbilstības automatizāciju savlaicīgi, jo tas vēlāk ietaupīs jums daudz laika un naudas.
Inteliģenta dokumentu pārvaldības sistēma darbības centrā
Katra organizācija, atkarībā no tās apmēra, izveido, apstrādā un uzglabā desmitiem, simtiem vai pat tūkstošiem dokumentu un līgumu. Visi šie dokumenti tiek izveidoti kā daļa no organizācijas darbības. Personāla darbības, ieņēmumu darbības, juridiskās darbības, iepirkumi — visas šīs biznesa funkcijas veido kopējo dokumentu kopumu. Šo dokumentu izveide, uzglabāšana, organizēšana, piekļuve tiem un iznīcināšana būtu jākļūst par sākuma punktu jūsu automatizācijas centieniem.
Centralizētas dokumentu pārvaldības nozīmes izpratne
Vispirms mēģināsim mainīt savu domāšanas veidu. Dokumenti un līgumi nav tikai lapas un teksta rindkopas. Tie ir datu punkti — jūsu aktīvi, kas raksturo jūsu attiecības ar darbiniekiem, piegādātājiem, klientiem, akcionāriem un partneriem.
Visi maksājumi, ko varat saņemt no klientiem, visi izdevumi, kas jums jāsedz, un visi riski ir sīki izklāstīti šajos dokumentos. Tāpēc ir ļoti svarīgi sākt ar pareizās dokumentu pārvaldības sistēmas izvēli jūsu organizācijai.
Visi maksājumi, ko varat saņemt no klientiem, visi izdevumi, kas jums jāsedz, un visi riski ir sīki izklāstīti šajos dokumentos. Tāpēc ir ļoti svarīgi sākt ar pareizās dokumentu pārvaldības sistēmas izvēli jūsu organizācijai.
- Uz datiem orientēta pieeja:sistēmai, papildus dokumentu pārvaldībai kā failiem un mapēm, jāspēj atklāt un pārvaldīt galvenos datu punktus katrā dokumentā. Pašlaik ir bezjēdzīgi pārvaldīt tikai failus.
- “A-Z” pieeja:sistēmai jāļauj jūsu organizācijai izveidot, apspriest, dalīties, izpildīt (e-parakstīt), uzglabāt, pārvaldīt un izsekot visus dokumentus, neizejot no sistēmas (aizmirstiet par to nosūtīšanu pa e-pastu).
- Iebūvēta dokumentu automatizācija:sistēmai jānodrošina rīku kopums dokumentu automatizācijai lietotājam draudzīgā vidē bez kodēšanas. Iedomājieties, ka noklikšķināt uz “Jauns darba līgums” un tas jau ir pilnībā sagatavots jums.
- Atbalsts vecajiem dokumentiem:sistēmai jāatbalsta esošo dokumentu apstrāde. Tai jāspēj izgūt galvenos datus no jūsu vecajiem dokumentiem, neatkarīgi no tā, vai tie ir skenēti vai augšupielādēti.
- Savienojamība:sistēmai jāspēj savienoties ar citām sistēmām datu apmaiņai. Iedomājieties, ka HRIS sistēma nosūta darbinieku datus, lai grozītu darba līgumu.
Pat vienas no šīm prasībām neievērošanas ievērojami samazinās centralizētās dokumentu pārvaldības sistēmas darbību.
Avokaado pieeja
Avokaado apvieno visas iepriekš minētās prasības (un daudz ko citu) savā operatīvās izlūkošanas platformā, ļaujot klientiem augšupielādēt visus esošos dokumentus, izgūt biznesam svarīgus datus, automatizēt izejošos dokumentus un nodrošināt atbilstību normatīvajām prasībām automātiskā režīmā. Lai uzzinātu vairāk, rezervējiet demo versiju vai reģistrējieties bezmaksas izmēģinājuma versijai.
Operāciju automatizācija soli pa solim
Tagad, kad mums ir jauna un modernāka viedo dokumentu pārvaldības sistēma, varam sākt automatizācijas procesu.
Ar ko sākt? Kā minēts iepriekš, jāsāk ar visvairāk attīstīto biznesa procesu. Es stingri iesaku sākt ar vienu biznesa funkciju (personāla vadība, ieņēmumi, juridiskie jautājumi, iepirkumi vai jebkura cita funkcija, kas jums šķiet visgrūtākā).
- Personāla funkcijas automatizācijas piemēri:
- Automatizēta darbinieku sākotnējā integrācija ar digitālajām veidlapām un e-parakstiem.
- Automatizēti darba izpildes novērtēšanas darba procesi ar dokumentu veidnēm un paziņojumiem.
- Centralizēta darbinieku dokumentu (līgumu, apmācību reģistru) uzglabāšana, lai nodrošinātu
- Juridiskās komandas piemērs:
- Centralizētas juridisko veidņu un iepriekš apstiprinātu dokumentu bibliotēkas izveide.
- Automatizēta līgumu izveide un apstiprināšanas darba plūsmas.
- Droša dokumentu koplietošana un sadarbība ar klientiem un partneriem.
Procesa kartēšana
Kad esat identificējis sākuma punktu (pietiekami nobriedušu un sarežģītu procesu, kuru var automatizēt), ir pienācis laiks veikt procesa kartēšanu. Tas ir vienkāršs, bet izsmeļošs process, kurā jūs pierakstāt visus soļus, definējat nepieciešamos dokumentus, pievienojat iesaistītās ieinteresētās personas un atzīmējat visas nepieciešamās ārējās sistēmu savienojumus.
Lai to vienkāršotu, jums jāapraksta katrs procesa solis, izmantojot šādu struktūru (jūs varat to pielāgot savai organizācijai):
- Solis apraksts:pārliecinieties, ka visi saprot jūsu aprakstu.
- Ienākošie dati:domājiet par darbinieku personisko informāciju vai klientu datiem pārdošanas līgumam.
- Rezultāts:kāds ir šī soļa rezultāts? Kādus datus šis solis nosūta tālāk?
- Iesaistītie dokumenti:Ienākošie dokumenti un/vai dokumenti, kas tiek izveidoti šajā posmā.
- Ieinteresētās personas:Personas, kas iesaistītas pašreizējā posmā, ar šajā posmā piešķirtajām lomām un atbildībām. Piemēram, kas var parakstīt vai apstiprināt dokumentu?
Kad esat pabeidzis pilnīgu procesa kartēšanu, varat identificēt šaurās vietas, automatizācijas iespējas un uzlabojamu jomu.
Šī pieeja palīdzēs jums definēt jebkuru procesu jebkurā jūsu organizācijas funkcijā. Ja to izdara pareizi, tā atklāj daudzas automatizācijas un uzlabojumu iespējas.
Šī pieeja palīdzēs jums definēt jebkuru procesu jebkurā jūsu organizācijas funkcijā. Ja to izdara pareizi, tā atklāj daudzas automatizācijas un uzlabojumu iespējas.
Automatizācijas mēroga paplašināšana visā organizācijā
Kad pirmais process ir pilnībā automatizēts un darbojas nevainojami, ir pienācis laiks pievērsties automatizācijas mēroga paplašināšanai citos procesos vai uzņēmuma funkcijās.
Piemēram, kad esat veiksmīgi automatizējis darba piedāvājumus un darba līgumus, varat pāriet uz atvaļinājumu pieteikumiem, ceļa izdevumiem, darba līgumu izbeigšanu, grozījumiem un citiem ar personāla vadību saistītiem procesiem.
Šeit ir pārbaudes saraksts, kā veiksmīgi paplašināt automatizācijas mērogu savā organizācijā:
Kad pirmais process ir pilnībā automatizēts un darbojas nevainojami, ir pienācis laiks pievērsties automatizācijas mēroga paplašināšanai citos procesos vai uzņēmuma funkcijās.
Piemēram, kad esat veiksmīgi automatizējis darba piedāvājumus un darba līgumus, varat pāriet uz atvaļinājumu pieteikumiem, ceļa izdevumiem, darba līgumu izbeigšanu, grozījumiem un citiem ar personāla vadību saistītiem procesiem.
Šeit ir pārbaudes saraksts, kā veiksmīgi paplašināt automatizācijas mērogu savā organizācijā:
- Prioritizējiet jomas ar lielu ietekmi: koncentrējieties uz procesiem ar ievērojamu dokumentu apjomu un potenciālu ieguldījuma atdevi. Domājiet neierasti (ārpus savas funkcijas).
- Atkārtojiet panākumus: izmantojiet sākotnējās ieviešanas laikā gūto pieredzi, lai paātrinātu automatizācijas ieviešanu.
- Iesaistiet galvenās ieinteresētās personas: automatizācijas iniciatīvā iesaistiet galvenās personas no katras uzņēmuma funkcijas.
- Nodrošiniet starpfunkciju integrāciju: savienojiet dokumentu pārvaldības un automatizācijas rīkus ar esošajām sistēmām, piemēram, CRM, ERP, ATS un HRIS, lai nodrošinātu vienmērīgu datu plūsmu.
- Saglabājiet aktualitāti: pārliecinieties, ka jūsu automatizācijas konfigurācija, tostarp procesu kartes, dokumentu veidnes un datu punkti, ir atjaunināti.
Secinājums
Automatizācija, un jo īpaši dokumentu automatizācija, nav kaut kas, ko darāt, lai “ietaupītu naudu”, bet gan pamats, uz kura balstīt uzņēmuma izaugsmi un attīstību.
Pareizas dokumentu pārvaldības sistēmas izvēle ir ļoti svarīga, lai nodrošinātu atbilstību un efektivitāti nākotnē.
Ar Avokaado operatīvās izlūkošanas platformu uzņēmumi var pāriet no tradicionālajiem DMS rīkiem uz datu prioritātes pieeju, kas integrē līgumus, atbilstību un uzņēmuma darbību vienā vienotā platformā. Ja jūs joprojām paļaujaties uz veco DMS (kas ir orientēta uz failiem, nevis datu punktiem), tagad ir laiks apsvērt pāreju uz operatīvo izlūkošanu un mākslīgo intelektu.
Par Avokaado
Vēlaties uzzināt vairāk un redzēt Avokaado darbībā?
Rezervējiet demo versiju un apspriediet savu lietošanas gadījumu, lai redzētu, kā Avokaado var palīdzēt jums pārvaldīt datus, darba plūsmas un dokumentus vienā platformā.
