Kā ieviest darbinieku apmācību e-platformu: BTA pieredzes stāsts

SmartHR vebinārā par darbinieku apmācību digitalizāciju BTA Baltic Insurance Company (turpmāk – BTA) Darbinieku mācību un attīstības vadītājs Kārlis Kirilko dalījās pieredzē par platformas "Coursy" ieviešanu.

Zemāk piedāvājam apkopojumu Kārļa stāstam, kas noderēs HR speciālistiem, kuri plāno ieviest LMS jeb learning management system savā uzņēmumā.

Brīdī, kad uzņēmums pieņēma lēmumu ieviest jaunu risinājumu darbinieku apmācību procesa vadībai jeb learning management system, tas jau izmantoja platformu "Moodle". Taču esošās sistēmas funkcionalitāte vairs neatbilda uzņēmuma vajadzībām.

Jaunā risinājuma meklēšana un ieviešana notika sešos soļos.

"Tirgū ir plašs risinājumu piedāvājums, tāpēc, jo precīzāk jūs definēsiet, ko sagaidāt no jaunas platformas, jo vienkāršāk būs izvēlēties piemērotāko," uzsvēra K. Kirilko.

BTA gadījumā svarīgākās prasības jaunam risinājumam bija šādas:

- iespēja automātiski piešķirt mācību kursu, atkarībā no darbinieka amata izmaiņām
- atsekošanas un atskaišu automatizēšanas iespēja
- atgādinājumi par kursu atkārtotu kārtošanu pēc noteikta laika posma
- viena platforma triju valstu darbiniekiem un sadarbības partneriem
- iespēja izmantot sistēmu trīs valodās: latviešu, lietuviešu un igauņu

Šajā posmā Kārlis iesaka laicīgi padomāt arī par to, kas der konkrētam uzņēmumam - risinājums, kas glabājas pašu serverī, vai derēs arī mākoņpakalpojums.

"Kad vajadzības tika apkopotas un noformulētas, uzsākām tirgus izpēti un risinājumu testēšanu. Tas, ka sākotnēji izdomājām to darīt pašu spēkiem, bija viens no mūsu klupšanas akmeņiem," dalās pieredzē Kārlis. "Vienas platformas testēšana ilga trīs nedēļas, tāpēc ātri sapratām, ka efektīvāk būs pasūtīt tirgus izpēti SmartHR konsultantiem, kuri arī palīdzēja nonākt līdz TOP3 risinājumiem, kurus izskatījām detalizētāk."

"Tirgus izpēti var darīt pašiem, bet tas ir ilgi un dārgi. Lētāk un vienkāršāk, kā arī krietni ātrāk un efektīvāk ir piesaistīt profesionāļus", saka Kārlis.

Izpētes un testēšanas rezultātā BTA lēma par labu risinājumam "Coursy".

Lai izvēlētais risinājums būtu efektīvs, tas ir jāsaintegrē ar jau esošajām uzņēmuma sistēmām.

"Mūsdienu kiberdrošības pasaulē ir diezgan daudz šķēršļu, lai to visu diezgan droši un labi varētu izdarīt, īpaši tad, ja izvēlētais risinājums ir mākoņpakalpojums. Jārēķinās, ka integrēšanas prasību apkopošana un sistēmu salāgošana arī paņems kādu laiku, bet ir svarīgi to izdarīt vēl pirms platforma ir palaista," uzsver K. Kirilko.

"Katrs uzņēmums vēlas, lai sistēma vizuāli izskatās atbilstoši korporatīvajam stilam un citām satura prasībām, mūsu gadījumā, piemēram, tā bija paziņojumu un citu ziņu tulkošana trīs valodās. Tas viss jāsāk darīt laicīgi, vēl pirms sistēma ir palaista. Jāņem vērā, ka šajā procesā ir daudzas saskaņošanas, tāpēc tas arī var paņemt ilgāku laiku, nekā sākotnēji šķiet," ieteica Kārlis.

"Sākotnēji domājām, ka mācīsim tikai sistēmas administratorus, IT trenerus un apmācību vadītājus. Taču, kad platforma tika palaista, sapratām, ka arī gala lietotājiem bija nepieciešamas mācības, lai viņi saprastu kur kas atrodas.

Šāda mācību platforma var būtiski atvieglot vadītāju darbu ar personāla attīstības jautājumiem, tāpēc ir svarīgi veltīt laiku arī vādītāju apmācībām," minēja BTA pārstāvis.

"Mācību platformu var salīdzināt ar ledusskapi. Kad jūs nopērkat ledusskapi, jūs aizejat uz mājām, pieslēdzat pie strāvas un viss ir labi, bet jūs atverat ledusskapi un tur ir tukšums. Ar mācību platformu ir tas pats. Viss strādā, viss funkcionē, bet satura nav, jo tas ir jārada pašiem. Saturu vajadzētu radīt un plānot pirms mācību platforma ir ieviesta, jo ir jābūt skaidram tam, kas tajā platformā būs iekšā," uzsvēra K. Kirilko.

Pilna Kārļa Kirilko prezentācija ir pieejama šeit.