Kā uzlabot iekšējo komunikāciju?

Šim rakstam iedvesmu esam smēlušies pie mūsu klientiem - no labākajiem piemēriem efektīvai iekšējai komunikācijai gan maza, gan vidēja izmēra uzņēmumos, kas darbojas ražošanā, loģistikā vai mazumtirdzniecībā. Tās ir industrijas, kur lielākā daļa darbaspēka strādā bez vajadzības pēc datorgalda vai datora, padarot darbinieku komunikāciju krietni grūtāku. Protams, arī nozarēs ārpus iepriekšminētajā ir problēmas un grūtības ar iekšējo komunikāciju, un it j īpaši, ja jums jāapvieno darbiniekus, kuri nestrādā pie galdiem, ar darbiniekiem, kuri strādā attālināti.

Visi mūsu klienti ir ievērojami uzlabojuši veidu, kā viņu uzņēmums komunicē, izmantojot GuavaHR risinājumu, taču dažiem ir veicies labāk nekā citiem, un mēs gribam uzzināt kāpēc.

Šajā rakstā mēs jūs iepazīstināsim ar gadījumiem, ko esam pētījuši no klientu veiksmes stāstiem un sasniegumiem. Šos klientus intervējām ar mērķi saprast, ko veiksmīgākie darīja citādāk. Tas viss, lai dotu ieskatu un palīdzētu pacelt jūsu iekšējās komunikācijas stratēģiju nākošajā līmenī.

Vispirms apskatīsim, kāpēc iekšējo komunikāciju vajadzētu uzlabot? Kāds no tā labums un kam?

Iedomājies jebkādas attiecības, piemēram, tādas, kādas ir cilvēkiem ir ar saviem partneriem: ja jums ir laba savstarpējā komunikācija, jūs varat pārvarēt grūtības un turpināt attiecības attīstīt. Tas pats ir ar iekšējo komunikāciju uzņēmumā/iestādē. Jēgpilna komunikācija aizvedīs līdz labākām attiecībām. Komunikācija ir kā tilts, pa kuru jūs varat nogādāt jebkādus labumus pareizajā vietā un laikā. Efektīva iekšējā komunikācija ir priekšnoteikums visam, tāpēc ir svarīgi to nepārtraukti attīstīt.

Lai kaut ko izveidotu, no sākuma tam ir jābūt izmērāmam. Šis raksts fokusēsies uz trīs galvenajiem rādītājiem efektīvai komunikācijai. GuavaHR aplikācijā mēs izmatojam šādus izmērāmus lielumus - darbinieku vai lietotāju sistēmas izmantošana, aktivitāte un ieguldījums. Vidējā sistēmas izmantošana un efektivitāte ieviešanas brīdī bija 83%, kas ir lieliski, bet starp mūsu augstas veiktspējas klientiem vidējais līmenis bija 96%. Ja skatāmies uz ieguldījuma mērījumu, tad tas bija attiecīgi 33% un 63%.

Šie mērījumi nav specifiski GuavaHR: ar šiem trim mērījumiem jūs varat izmērīt jebkādu iekšējās komunikācijas rīku. Protams, ar tādiem rīkiem kā ziņojuma dēlis vai iekšējā televīzija tas būs daudz grūtāk un ar mazāku precizitāti. Bet kā jau saka – kļūdas, kuras izraisītas neatbilstošu datu dēļ, ir daudz mazākas nekā tās, kuras izveidotas neizmantojot datus vispār. Tāpēc kārtīgi izmēriet.

Mēs prasījām mūsu klientiem ar labākajiem sasniegumiem, ko viņi darīja, lai uzlabotu iekšējo komunikāciju, lai uzlabotu šos trīs mērījumus un kura no iekšējo kumunikāciju stratēģijām deva vislabākos rezultātus. Šeit ir tas, ko mēs iemācījāmies.

Kā izskaidrots iepriekš, adaptēšana procentos izmēra darbinieku skaitu, kuri ir piekrituši mūsu iekšējas komunikācijas procesiem un ir reģistrējušies GuavaHR aplikācijā. Ko intervijās mums pastāstīja?

1. Rūpējieties par iekšējo komunikāciju it kā tā būtu darba drošība.

Vienmēr kad jauns darbinieks pievienojas uzņēmumam/iestādei, darbiniekiem jāiziet kursi par darba drošību ar saistītiem uzdevumiem, pirms viņi vispār drīkst uzsākt darbu. Tas ir tikai likumsakarīgi - būt drošam. Gan darba devējam, gan darbiniekam, gan klientam. Bet kāpēc mēs pieņemam, ka mums vajadzētu rīkoties citādāk ar iekšējo komunikāciju?

Tas bija viens no četriem galvenajiem atklājumiem: katram mūsu veiksmīgākajam klientam bija sistemātiska pieeja, lai izveidotu komunikāciju ar jaunajiem darbiniekiem. Viņi lēnām izskaidroja, kāpēc vispār uzņēmums rūpējas par iekšējo komunikāciju, kāpēc tas ir nepieciešams, kā viņi to dara un kāda ir darbinieku loma tajā, kā arī, kā izmantot viņu IT sistēmas u.c. Viņiem bija sistemātiska pieeja tāpat kā ar veselību un drošību.

2. Izveidojiet daļēji obligātus komunikācijas kanālus.

Daudzi HR vadītāji tic, ka, lai sasniegtu veiksmīgu, atvērtu komunikāciju, piedalīšanās tajā jābūt pēc paša vēlmes, bet mūsu veiksmīgākie klienti ne gluži pilnībā piekrīt tam. Turklāt saskaņā ar apmierinātības aptaujām, tas arī ir uzlabojis darbinieku apmierinātību ar esošo darbavietu.

Izveidojot savus iekšējās komunikācijas rīkus, vismaz daļēji nepārprotami tiek dots signāls tam, cik svarīgi tas ir uzņēmumam. Efektīva komunikācija nav jauks uzdevums, bet gan viena no darba galvenajām sastāvdaļām.

Mūsu klienti ar labākajiem sasniegumiem devuši dažus lieliskus piemērus, kā ar dažādiem veidiem sasniegt iecerēto. Pirmkārt, kanālus varētu padarīt oficiālus, iekļaujot tos darbinieka līgumā. Tas nav juridiski saistošs, bet padara to oficiālāku. Vēl viens veids ir iekļaut divu veidu komunikācijas kanālus jūsu ISO vai citos iekšējos procesos tā, lai paliek grūti vai neiespējami izvairīties no tiem.

Vēlaties, lai iekšējās komunikācijas risinājumu izmantošana šaujas debesīs? Izveidojiet aplikācijā balvu izlozi starp jūsu darbiniekiem vai piešķiriet atlaides jūsu pašu pakalpojumiem vai produktiem un tikai caur jūsu kanāliem. Viens no mūsu klientiem uzaicināja savus darbiniekus pieteikties uzņēmuma darbinieku kartes saņemšanai vietējā degvielas uzpildes stacijā un pajautajā aizpildīt formu caur GuavaHR aplikāciju. Tas ļāva iemācīt lietot aplikāciju 20 darbiniekiem, kurus iepriekš nebija iespējams sasniegt.

Parasti šis solis ir daudz vieglāks ar jaunajiem darbiniekiem, jo viņi ir vairāk ieinteresēti saņemt jaunu informāciju, kā arī viņiem nav iesakņojusies pieredze ar kaut ko, kas iepriekš ir bijis darīts.

Tā kā tagad jūsu darbinieku iesaiste iekšējā komunikācijā ir uzlabojusies un cilvēki ir pretimnākoši, mēs varam sākt veicināt viņu aktivitāti. Kā jau tika minēts iepriekš, aktivitāti izmēra pēc lietotāju radītā satura, kas publiskots aplikācijā GuavaHR: komunikācijas e-apmācības materiāli, formas u.c.

1. Ja jums neizdosies ieplānot, jūs esat ieplānojis izgāšanos.

Attiecību veidošanai nepieciešama patstāvība. Ignorēt jūsu darbiniekus ir slikti, tas parāda komunikācijas prasmju trūkumu un kaitē darbinieku noskaņai. Lai ar visu jūsu komandu izveidotu produktīvu saikni, kas var tik likta lietā katru dienu, arī krīzes gadījumā, nepieciešama regularitāte. Ieplānotai komunikācijai jābūt kā daļai no ceļojuma. Jums nevajag izplānot visu detaļās nākamajiem 6 mēnešiem, bet vismaz lai būtu izplānotas aktivitātes nākamajām 30 dienām: izdomājiet, ko vēlaties darīt katru nedēļu.

Kā piemēram, ja jūs iepriekš izsūtījāt ziņas reizi divās nedēļās, izplatiet informāciju tā, lai jūs varētu dalīties vai ievietot kaut ko katru otro dienu. Izveidojiet to kā ieradumu saviem darbiniekiem.

Atceraties, ka jūs negribat pārslogot darbiniekus ar informāciju, jo tad tā tiks neievērota. Patstāvība un pat izplatība no vadības puses ir svarīga, lai darbinieki saņemtu labu piemēru un palīdzētu uzlabot viņu pašu komunikācijas prasmes. Parādiet, kāda ir ideāla uzvedība, tā lai veidotu uzticību un vēlāk pareizi atbildētu, kad viņi jūtas pietiekami pārliecināti dot ieguldījumu.

2. Izveidojiet ieradumu.
Ieradumi līdz zināmai pakāpei izveidosies dabīgi, ja aplikācijas saturu vai citi komunikācijas rīki tiks uztverti kā svarīgi un interesanti.

Intervijas ar mūsu labākajiem klientiem paradīja to, ka nav nekā svarīgāka kā ziņa no viņu izpilddirektoriem. Ja aktivitāte iet uz leju, ziņa no izpilddirektora (vadības) palīdz to uzlabot un atjauno pieradumu. Mūsu aktivitātes dati pierāda arī to. Bet arī viss cits, kas notur uzņēmumu informācijas apritē par to, cik labi uzņēmumam veicas, ir lieliski un tam vajadzētu būt bieži apspriestam - nodaļas nedēļas atjauninājumi par pārdošanas un finanšu rādītājiem, klientu atsauksmes, atbildes uz informācijas pieprasījumiem, kas iesniegti no darbiniekiem, un tā tālāk. Vēl viens veids, kā izveidot pieradumu, ir sniegt atbildes uz darbinieku interesējošajiem jautājumiem caur galveno informācijas kanālu uzņēmumā. Šajā veidā ir vairāki labumi - darbinieki var iegūt informāciju un atbildes jau zināmā platformā, atkāroti stiprinot pieradumu.

Un pēdējais, bet ne mazāk svarīgs - mēs zinām, ka ir vilinoši darbiniekiem jautāt uzņēmumam svarīgas lietas (par šo mēs runāsim vairāk ieguldījuma sadaļā), tomēr, lai veidotu pieradumu, sāciet ar darbinieku vajadzībām nākotnē.

3. Nedariet visu viens pats.

Kad esat tikko sācis veidot iekšējo komunikāciju, tā pārsvarā ir vienvirziena komunikācija un sākotnēji vērsta uz leju. Lai darbinieki iesaistītos un dotu ieguldījumu, kā mēs zinām, nepieciešams laiks. Tāpēc, kad pirmais komunikācijas entuziasms norimst, jums vajag kādu saturu, lai varētu turpināt.

Viena no iespējam ir nolīgt vēstnieku. Tie ir komunikabli kolēģi vai uzņēmuma fani, kuriem tiešam rūp vieta, kur viņi strādā. Ja jūsu cilvēki tic un jūt, ka iekšējā komunikācija ir svarīga, viņi labprātāk palīdzēs. Izveidojiet vēstniekus jeb vēstnešus kā daļu no uzņēmuma kultūras - atrodiet uzņēmuma fanu vai katra departamenta pārstāvi un piedāvājiet tiem iespēju iesaistīties. Mūsu nākamajā tēmā mēs pastāstīsim vairāk par to, kā atrast tāda veida cilvēkus un viņus iedvesmot.

Vēl viens veids, kā izveidot saistošu saturu, lai visu nebūtu jādara vienam, ir izveidot iekšējas kumunikācijas rīku papildinājumus. Tas nozīmē, ka visa kompānijā arī izmanto tās pašas sistēmas e-apmācības, atvaļinājuma pieteikumam, algas lapiņas saņemšanai, jebkāda vieda aptauju un citu HR procesus vadībai. Ja tie papildinājumi tiek pievienoti jaunumu plūsmā, jūsu aktuālā informācija visu laiku ir atjaunota un daudzpusīga.

Tātad tagad jums ir idejas, kā uzlabot gan sistēmas izmantošanu, gan lietotāju aktivitāti. Augstāka iesaiste un darbinieku ieguldījums ir ne tikai vairuma uzņēmumu vēlme, bet arī kaut kas, ar ko visi cīnās.

Kā mēs izskaidrojām ievadā, ieguldījumi parāda, kuri ne tikai patērē, bet arī izveido saturu un izmanto komunikācijas rīkus paši, komentējot, balsojot, liekot saturu un izveidojot notikumus.

1. Sāciet pamazām!

Lai paaugstinātu vēlmi dot ieguldījumu, jums nepieciešams lai darbinieki vispirms iesaistās. Zemiem iesaistes rādījumiem var būt dažādi iemesli.

Pirmkārt, cilvēki vienkārši var būt kautrīgi, bet daudz sarežģītākos gadījumus viņi varētu neuzticēties, visdrīzāk sliktas iepriekšējās pieredzes dēļ. Tā var rasties dēļ komunikācijas bez atbildes vai sliktām sekām pēc iepriekšējās komunikācijas darbavietā. Tāpēc sāciet pamazām, uzbūvējiet (pārbūvējiet) cilvēku uzticību un dalību pakāpeniski.

Lai to izmērītu, veiciet izlozi starp darbiniekiem katru ceturksni. Komandas pasākums viņu izvēlētā lokācijā ir labi nostrādājis kā balva vairākiem mūsu klientiem. Papildus jūs variet dalīties ar pasākuma informāciju un bildēm jūsu kanālos, tas pievieno vērtību. Pirmajā reizē vienkārši paprasiet, lai viņi ieraksta savu vārdu, lai piedalītos. Otrajā reizē uzdodiet/palūdziet darbiniekiem, lai viņi komentē un nosauc uzņēmuma vērtības, lai būtu iespēja uzvarēt. Trešajā reizē piedāvājiet komentēt un pievienot vienu ideju uzņēmuma izaugsmei - un tā tālāk.

Ar laiku jūs būsiet iepazīstinājuši ar pieradumu atbildēt un devuši viņiem drosmi. Domājiet par augošu ieguldījumu procesu, jo tas ir maratons, nevis sprints. Runājot par sportu, vienam no mūsu klientiem bija derību sacensības visa UEFA EURO 2020 laikā. Pirms katras spēles, cilvēki varēja paredzēt uzvarētāju vieglā balsojumā un tiem, kas piedalījās, bija doti jautri pārsteigumi. Nākamreiz, kad jums vajadzēs darbinieku atbildi ar darbu saistītā balsojumā, viņiem jau būs pozitīva pieredze par iesaisti.

2. Jautājiet palīdzību saviem darbiniekiem.

Jūsu cilvēki tiešam novērtē iespēju redzēt kopainu un sajūtu, ka viņi ir ieguldījuši uzņēmuma panākumos. Jums vajadzētu sākt izveidot jūsu iekšējās komunikācijas stratēģiju, koncentrējoties uz to, kas jūsu darbiniekiem nepieciešams. Ja darbinieku iekšējās komunikācijas ieguldījumi ir uz jautājuma zīmes, tas būtu labs laiks prasīt viņiem palīdzību.

Vienā no mūsu veiksmīgāko klientu piemēriem katrs darbinieks ir iesaistīts jaunu klientu piesaistē uzņēmumam. Ja darbinieki redz, ka uzņēmuma pakalpojums kaut kur ir nepieciešams, viņi darīs to uzņēmumam zināmu. Katru mēnesi pārdošanas komanda veic pārskatu GUAVAHR risinājumā par to, cik potenciālo klienti šādā veidā ir piesaistīti. Šis uzlabo morāli un rada skaidru piemēru, kā uzņēmuma rezultāti paaugstinās pateicoties komandas darbam.

Kā jūs varat zināt, ka uzlabojat iekšējo komunikāciju?

Kā jūs zināt, ka jums patiesībā izdodas? Viens veids ir pajautāt jūsu organizācijai, ko viņi domā par jūsu iekšējo komunikāciju vairākas reizes gadā. To veikt kā daļu no jūsu darbinieka dalības un apmierinātības aptaujas. Veicot šo regulāri, jūs redzēsiet kāpumus vai kritumus. Vēl viens veids ir analizēt jūsu darbinieku mainību, bet tā gan ir diezgan dārga opcija.

Ir tāds sakāmvārds: „Maksa par gaismu ir mazāka kā cena dzīvošanai tumsā". Modernas iekšējās komunikācijas rīki, ja labi izvēlēti, palīdz jums beigt uztraukties par tehniskām problēmām un izmēra to, kas jums ir svarīgs. Kas tiek izmērīts, tiek pārvaldīts un jūs arī zināsiet, vai ir izmaiņas, tās jūs iepazīstinājās, vai komunikācijas rīki jums deva panākumus vai nē. Ja jums vajag palīdzību ar iekšējo komunikāciju, GuavaHR varētu būt jums noderīgs. Droši sazinieties ar mums.

Vai iekšējās komunikācijas uzlabošana aizņems daudz laika?

Mēs arī jautājām mūsu klientiem ar labākajiem sasniegumiem, par to, kādi vēl ir ieguvumi. Ko labāka iekšējā komunikācija ir tiem devusi? Izrādās, ka iepriekš viņi pavadīja 2 līdz 10 stundas katru nedēļu, dizainējot, printējot, tulkojot un izdalot materiālus, kā arī pārliecinoties, ka menedžeri ir informēti un izplatīs informāciju viņu komandas biedriem. Ar GuavaHR vidējais laiks tērēts iekšējam komunikācijām katru nedēļu ir ne vairāk kā 2 stundas.

Tāpat klienti arī teica, ka viņu darbinieki tērē mazāk laiku, meklējot informāciju, tādejādi ietaupot apmēram 1 stundu katru mēnesi, un jo vairāk darbinieku, jo lielāks šis laiks. Ir arī daudz ietaupīta laika papildinājumos -ir iekšējie sakari, e-mācību rīki, uzņemšana, darbinieka pašapkalpošanās serviss un dokumentu apstiprināšana vienā vietā, bet tas ir stāsts citai reizei. Ja esi ieinteresēts, aizpildi anketu un piesakies sarunai.

Taavi Toots
Cofounder & CEO | GuavaHR