5 izplatītākās kļūdas HR digitālo risinājumu ieviešanā

Personāla procesu digitalizācija un automatizācija ir efektīvs veids, kā uzlabot darbinieku pieredzi organizācijā un atslogot HR komandu. Šogad, pateicoties ES līdzfinansējumam, HR digitālie rīki Latvijas uzņēmumiem kļuva vēl pieejamāki.

Lai palīdzētu organizācijām veiksmīgi realizēt digitalizācijas projektus, SmartHR vadītājs Juris Zalāns padalījās ar piecām izplatītākajām kļūdām, ko pieļauj organizācijas, ieviešot HR risinājumus. No 2017. gada Juris palīdz uzņēmumiem izvēlēties un ieviest piemērotākos personāla vadības rīkus.

HR digitalizācijas projeka izdošanās, lielā mērā ir atkarīgs no tā, cik kvalitatīvi uzņēmums iet cauri sagatavošanas procesam, norāda J. Zalāns. Viņš uzsver, ka katrai HR komandai, kura plāno ieviest kādu IT rīku, būtu jāveic pamatīgs mājasdarbs."

Jāsāk ar vajadzību detalizētu apzināšanu. Šeit ir svarīgi atcerēties par visām iesaistītajām pusēm, kuru darbu ietekmēs jauns risinājums. Ikdienā redzu, ka HR komandas bieži vien apkopo prasības un ieguvumus no savas perspektīvas, taču piemirst tās saskaņot ar saistīto procesu īpašniekiem. Tas jau pašā saknē rada šķēršļus risinājuma efektīvai ieviešanai," saka SmartHR vadītājs.

Kā rīkoties?

Apziniet visas iesaistītās puses, informējiet tās par ieceri digitalizēt procesu un apkopojiet visas tehniskās un saturiskās prasības, kurām būtu jāatbilst IT risinājumam.

"Šī ir kļūda, ko redzu visbiežāk – uzņēmums sāk meklēt risinājumu, atrod vienu-divus piegādātājus, apskatās to mājaslapu, ja konceptuāli viss patīk, noslēdz līgumu. Piesātinātajā HR risinājumu tirgū noteikti būtu vērts pakavēties pie visu alternatīvu izpētes – salīdzināt ne tikai cenu, bet arī funkcionalitāti, savietojamību ar jau esošajiem risinājumiem, kurus jau izmanto organizācijā, iespējas rīku nākotnē papildināt ar jauniem moduļiem," norāda J. Zalāns.

Kā rīkoties?

Pirms veikt variantu izpēti, detalizēti aprakstiet kritērijus, pēc kuriem salīdzināt risinājumus. Padziļināta risinājumu analīze prasa gan laiku, gan zināšanas, tāpēc viena no iespējām saņemt kvalitatīvu IT rīku izpēti, ir uzticēt to ārējiem konsultantiem. SmartHR no 2017. gada regulāri veic HR risinājumu padziļinātu analīzi un var operatīvi palīdzēt ar apkopojumu.

"Budžets, kas neatbilst tirgus cenai, ir vēl viena kļūda, kas neļauj HR procesu digitalizācijai sasniegt tai izvirzīto mērķi," saka Juris. Kā norāda SmartHR vadītājs, mēdz notikt situācijas, kad HR komanda sākumā saskaņo ar vadību aptuvenu budžetu, tikai tad apkopo prasības, veic tirgus izpēti, bet galu galā secina, ka ar esošo finansējumu atbilstošu risinājumu nav iespējams ieviest. Rezultātā ir iztērēts komandas laiks, bet projekts tiek iesaldēts.

Kā rīkoties?

Ideālā gadījumā vispirms uzņēmumam būtu vismaz aptuveni jāsaprot atbilstošo risinājumu tirgus cenas, lai vienotos par potenciālo budžetu, un tikai tad ķerties pie detalizētas vajadzību apzināšanas un alternatīvu izpēti.

"Vēl viens būtisks aspekts HR risinājumu ieviešanā ir komunikācija, lai izskaidrotu darbiniekiem, kāpēc procesā ir notikušas pārmaiņas un kāds labums no tā būs katrai iesaistītajai pusei. Kā jebkuras pārmaiņas arī IT rīku apgūšana un izmantošana var izraisīt komandā pretestību, tāpēc pārdomāta un laicīga komunikācija projekta ieviešanas laikā ir spēcīgs instruments, kas palīdz to izdarīt veiksmīgi," norāda J. Zalāns.

Kā rīkoties?

Pirms komunicēt darbiniekiem pārmaiņas, kas ir saistītas ar jauna rīka ieviešanu, aprunājieties ar darbiniekiem, apkopojiet visus iebildumus un bažas un sagatavojiet uz tām pamatotas atbildes. Tāpat skaidri noformulējiet darbiniekiem, kā risinājuma ieviešana palīdzēs atvieglot viņu ikdienu.

"Jauna rīka ieviešana prasa laiku un arī līdzekļus, kam bieži vien netiek pievērsta atbilstoša uzmanība projekta plānošanas laikā. Ar līguma parakstīšanu darbs tikai sākas, un tas kādam ir jāveic. Tāpēc, ja netiek nozīmēts atbildīgais par ieviešanu un nav piesaistīti darbinieki vai arī ārējie speciālisti, projekts visticamāk apstāsies," uzsver SmartHR vadītājs.

Kā rīkoties?

Projekta plānošanas posmā apziniet, cik daudz laika un līdzekļu būs nepieciešams risinājuma ieviešanai, tostarp, darbinieku apmācībām un komunikācijai. Daļu ieviešanas darbu var laicīgi atrunāt līgumā ar pakalpojuma sniedzēju, kas nodrošina tehnisku rīka ieviešanu, tādējādi atslogojot savu komandu.

Sekojiet šiem ieteikumiem un atvieglojiet HR procesu digitalizāciju savā uzņēmumā!