Ko iegūst uzņēmums, digitalizējot personāla pārvaldības procesus?

Digitālās iespējas sniedz daudz dinamiskajā biznesa pasaulē, tomēr realitātē līdz 2023. gadam tikai 58% uzņēmumu izmanto tehnoloģijas cilvēkresursu pārvaldībai.

Digitālos personāla vadības risinājumus sāka izmantot jau 1970. gadu sākumā, kad lielie uzņēmumi izmantoja programmatūru, lai pārvaldītu darba samaksu, vēlāk ERP tehnoloģijas ieviešana cilvēkresursu pārvaldībā kļuva par nākamo lielo posmu nozares attīstībā, bet, iespējams, visrevolucionārākais cilvēkresursu pārvaldības pieņemšanas process bija pāreja uz darba mākonī jeb aktīva mākoņpakalpojumu priekšrocību izmantošana, kas ievērojami mazina IT resursus, ļaujot organizācijai jau tās kultūras līmenī kļūt mobilākai.

Apkopojot viedokļus par digitālo risinājumu priekšrocībām sekmēt tieši personāla vadītāja ikdienu, ieguvām vairākus būtiskus ieguvumus:

Digitālie personāla vadības jeb HR risinājumi automatizē rutīnas darbu, piemēram, algu apstrādi, atvaļinājumu pārvaldību un dokumentu apstrādi, samazinot manuāla darba ceļā pieļauto kļūdu skaitu un taupot personāla vadības profesionāļu laiku.

Ar optimizētām procedūrām un pastāvīgu piekļuvi reāllaika datiem, HR komandas var koncentrēties uz stratēģiskiem pasākumiem, piemēram, talantu piesaisti, darbinieku attīstību un rūpēm par lojalitāti, kas ilgtermiņā veicina kopējo produktivitāti organizācijā.

Digitālās HR platformas ļauj darbiniekiem patstāvīgi piekļūt un pārvaldīt ar sevi saistīto informāciju, piemēram, atjaunināt personīgos datus, skatīties algas izrakstus un pieprasīt atvaļinājumu, kas noteikti veicina darbinieku autonomijas izjūtu.

Mūsdienīgas darbinieku pašapkalpošanās platformas ļauj personāla vadītājam analizēt tajā uzkrātos datus un izdarīt secinājumus, piemēram, par darbinieku demogrāfiskajiem rādītājiem un darba stāžu, darbinieku mainību, kā arī izvērtēt, kuros gada periodos un kurās nodaļās ir biežākas darbinieku prombūtnes.

Digitālās HR risinājumi veicina komunikāciju starp personāla vadības cilvēkiem un darbiniekiem, piedāvājot tādas funkcijas kā īsziņas, e-pastu paziņojumus, kas būtiski uzlabojot informācijas caurspīdīgumu un savstarpējo sadarbību.

Ar mūsdienīgu risinājumu palīdzību iespējams efektīvāk organizēt darbinieka pieņemšanas vai atlaišanas procedūras. Praktiski tas notiek kā interaktīva uzdevumu ķēde, kur katrai iesaistītajai personai skaidri zināms, kāds uzdevums tieši viņam jāveic ikreiz, kad kāds pievienojas komandai vai dodas no tās prom.

Darbinieka prombūtņu saskaņošanas kārtība vai automatizēta darba laika plānošana, izsekošana gada mērķu sasniegšanai vai arī kontrole pār darbinieka izmantoto atvaļinājumu vai laicīgu sertifikāta nokārtošanu vai obligāto veselības pārbaudes veikšanu ietaupa laiku un manuālo darbu gan darbiniekam, gan nodaļu vadītājam un personāla nodaļai.

Pārrunas un intervijas ar darbinieku paņem laiku, un to šodien piedāvā mazināt personāla vadības digitalizācija. Personāla vadītāji augstu novērtē tieši priekšrocību mērīt darbinieku apmierinātību vai saņemt par kādu tematu viedokli, neatņemot darbiniekam šodien tik svarīgo laiku – process notiek fonā un tajos brīžos, kad darbiniekam tam ir brīvs brīdis.

Pārrunas un intervijas ar darbinieku paņem laiku, un to šodien piedāvā mazināt personāla vadības digitalizācija. Personāla vadītāji augstu novērtē tieši priekšrocību mērīt darbinieku apmierinātību vai saņemt par kādu tematu viedokli, neatņemot darbiniekam šodien tik svarīgo laiku – process notiek fonā un tajos brīžos, kad darbiniekam tam ir brīvs brīdis.

Uzņēmuma ELVA Integrēto risinājumu nodaļa, uzklausot Latvijā strādājošo personāla vadītāju vajadzības, pirms dažiem gadiem radīja personāla pašapkalpošanās portālu Panorama 365.

Portāla nosaukums ietver priekšrocību viegli, ērti, visaptveroši un, atrodoties jebkurā vietā, pieteikt prombūtni, apskatīt svarīgo informāciju, tostarp par atalgojumu, kā arī saņemt atgādinājumu vai paziņojumu no personāla nodaļas.

Viens no spilgtākajiem pieredzes stāstiem saistās ar banku Citadele, kas ieviesa Panorama 365 visās 3 Baltijas valstīs, ELVA komandai sadarbojoties ar saviem ilggadējiem Microsoft partneriem: Lietuvā – Softera un Igaunijā – BCS Itera. Vislielākais ieguvums, ko visvairāk novērtē uzņēmuma vadība, ka portāls sinhronizējas ar algu uzskaites sistēmu Dynamics 365 un atbilstoši katras valsts normatīvajiem aktiem, kā arī portālam ir priekšrocība nodaļu vadītājiem efektīvi organizēt darbinieku mērķu pārvaldību.

Vairāk par šiem ieguvumiem un konkrētās organizācijas stāstu: https://www.elva.lv/en/clients/citadele/

Lai ieviestu personāla vadības risinājumu uzņēmumā, ir vairāki svarīgi faktori, kas jāņem vērā:

Svarīgi ir saprast organizācijas vajadzības un prasības tieši cilvēkresursu pārvaldībā. Risinājuma izvēli noteikti ietekmēs arī organizācijā strādājošo skaits un pati nozare.

Pirms risinājuma ieviešanas ir būtiski informēt darbiniekus par gaidāmajām pozitīvajām izmaiņām. Viņu viedoklis var palīdzēt nodrošināt, ka izvēlētais risinājums atbilst reālajām vajadzībām un spēs pildīt nepieciešamās funkcijas.

Ja uzņēmumā jau ir citi resursu pārvaldības risinājumi, būtiski, lai jaunais personāla vadības risinājums būtu integrējams ar esošajām sistēmām, nodrošinot pastāvīgu informācijas apriti.

Darbiniekiem ir nepieciešams izprast jaunā risinājuma funkcionalitāti, tāpēc ir svarīgi nodrošināt apmācības, kas skaidro un izceļ katras risinājuma funkcijas priekšrocības uzlabot ikdienas pienākumu veikšanu.

Ikvienam personāla vadītājam personāla datu drošība ir pirmajā vietā, tādēļ jāpārliecinās, ka jaunais risinājums atbilst visiem datu aizsardzības standartiem un regulējumiem, lai novērstu jebkādas drošības problēmas vai datu noplūdes riskus.

Svarīgi ir izveidot skaidru un efektīvu ieviešanas plānu, kas ietver grafiku, atbildības un resursus, lai nodrošinātu veiksmīgu risinājuma ieviešanu organizācijā.

Pēc risinājuma ieviešanas nepieciešams pastāvīgi izvērtēt tā efektivitāti un veikt nepieciešamos uzlabojumus, lai nodrošinātu, ka tas atbilst uzņēmuma vajadzībām un mērķiem ilgtermiņā.

Skaitļi dažādos pētījumos atšķiras. Ir tādi, kas visai droši saka, ka tās ir vairāk nekā 10 stundas un 25% no kopējiem darba pienākumiem, kas tiek veltītas manuālam, ar administratīviem pienākumiem saistītam darbam. Personāla vadības digitalizācija ļauj ievērojami šīs stundas mazināt, dodot personāla vadītājam vai komandas līderim tā vietā apgūt jaunas zināšanas, uzlabot mikroklimatu vai pievērsties stratēģiskai plānošanai. Dinamiskais laikmets pieprasa dinamisku reakciju un tālredzīgu lēmumu pieņemšanu, kas var būt saistīta arī ar lēmumu mainīt algu grāmatvežu un personāla vadītāju ikdienu, uzņēmuma līmenī izvirzīt mērķi iet digitālo transformācijas ceļu.


Avoti

• https://getmoredone.com/administration-a-time-hog-for-managers
• https://www.mckinsey.com/industries/technology-media-and-telecommunications/our-insights/the-social-economy
• https://talentculture.com/blog/how-technology-helps-hr-spend-less-time-on-paper-and-more-time-on-people/
• https://hrreview.co.uk/hr-news/analytics-news/hr-teams-growing-but-frustrated-by-amount-of-admin-work/124106