Vēlos pieteikties SmartHR izsūtnei
...un saņemt aktuālāko informāciju par HR pasākumiem un citām aktivitātēm!
HR procesu digitalizācija: kā izvēlēties IT risinājumu?
Lasi interviju ar SmartHR Latvija vadītāju Nauri Vītolu un uzzini, ar ko jāsāk uzņēmumam, ja tas plāno ieviest kādu HR digitālo rīku!
Nauri, jau septiņus gadus Tu palīdzi organizācijām automatizēt HR procesus. Pēc Tavas pieredzes, kas ir galvenais "zvaniņš" uzņēmumā, kurš norāda uz to, ka ir laiks meklēt kādu digitālo risinājumu?
Man šķiet, ka vairākumā gadījumu, neatkarīgi no lieluma un nozares, tas ir brīdis, kad uzņēmums saprot, ka kāds process prasa pārāk daudz laika vai arī tajā ir augsts kļūdu risks.
Ja jūs kā uzņēmuma vadītājs vai darbinieks redzat, ka kāds process prasa pārāk daudz resursu un kavē izvirzīto mērķu sasniegšanu, ir vērts papētīt šo procesu dziļāk un izprast, vai un kādā veidā digitālie risinājumi var ne tikai to atvieglot, bet arī sniegt vērtīgu ieskatu un datus, lai nākotnē pieņemtu stratēģiski nozīmīgus lēmumus.
Ja jūs kā uzņēmuma vadītājs vai darbinieks redzat, ka kāds process prasa pārāk daudz resursu un kavē izvirzīto mērķu sasniegšanu, ir vērts papētīt šo procesu dziļāk un izprast, vai un kādā veidā digitālie risinājumi var ne tikai to atvieglot, bet arī sniegt vērtīgu ieskatu un datus, lai nākotnē pieņemtu stratēģiski nozīmīgus lēmumus.
Tā kā Tu strādā tieši ar HR procesu automatizāciju, pastāsti, kā IT risinājumi var atvieglot personāla vadības komandas ikdienu?
Šobrīd ir pieejams milzīgs HR digitālo rīku klāsts gan satura un iespēju, gan cenas ziņā. Sarunā ar klientiem es parasti tos iedalu astoņās kategorijās:
Svarīgi ir arī izprast, ka ir iespēja, ieviešot vienu platformu, nosegt daļu, vai lielāko daļu no šīm kategorijām.
Ieviešot digitālos rīkus, svarīgs papildu bonuss ir aktuālie dati, ko saņem HR komanda. Tie krājas automātiski, tos ir vieglāk apkopot un analizēt, lai turpmāk pieņemtu kvalitatīvākus biznesa lēmumus.
- Kandidātu piesaiste
- Darbinieku atlase
Noskaties SmartHR bezmaksas vebināru par darbinieku atlases digitalizāciju - Ievadīšana darbā jeb onbordings
- Talantu vadība / darbinieku apmācības
Noskaties SmartHR bezmaksas vebināru par darbinieku mācību digitalizāciju - Iekšējā komunikācija
- Iesaiste, motivācija un labbūtība
- Darbu plānošana un laika uzskaite, personāla pašapkalpošanās
- Dokumentu vadība un aprite
Svarīgi ir arī izprast, ka ir iespēja, ieviešot vienu platformu, nosegt daļu, vai lielāko daļu no šīm kategorijām.
Ieviešot digitālos rīkus, svarīgs papildu bonuss ir aktuālie dati, ko saņem HR komanda. Tie krājas automātiski, tos ir vieglāk apkopot un analizēt, lai turpmāk pieņemtu kvalitatīvākus biznesa lēmumus.
Iedomāsimies HR vadītāju, kurš ir sapratis, ka kāds no personāla vadības procesiem prasa pārāk daudz resursu - ar ko viņam sākt?
Es vēlētos iezīmēt 5 soļus.
Pirmais solis, ir padziļināti izpētīt šo procesu. Jāatrod reālie iemesli, kāpēc tas nestrādā tā, kā tam vajadzētu. Piemēram, atlases vadītājs secina, ka uzrunātie kandidāti bieži noraida piedāvājumu, jo ir paspējuši to pieņemt no cita darba devēja. Papētot dziļāk, var atklāties, ka atlasē ir pārāk ilgs saskaņošanas process, kandidāts nesaņem atgriezenisko saiti pēc katra atlases posma, darba intervijā viņam tika uzdoti nekorekti jautājumi, nodaļas vadītājs nespēj izsekot līdzi atlasei utml. Iemesli var būt ļoti dažādi, un ne katru no tiem var atrisināt ar tehnoloģijas ieviešanu. Tāpēc arī ir būtiski atrast īsto risinājumu, kas sniegtu vislielāko pievienoto vērtību.
Otrais solis ir konceptuāli izlemt, vai uzņēmums ir gatavs mainīt savus procesus, lai pielāgotu tos risinājumam, vai arī tieši otrādi – ir jāatrod risinājums, kas atbilst esošajiem procesiem uzņēmumā. Piemēram, valsts un pašvaldību iestādēs vai arī starptautiskajos uzņēmumos atlases process ir stingrāk reglamentēts, nekā uzņēmumā, kur vadītājs pats var pieņemt lēmumu par procesa izmaiņām.
Trešais solis ir noteikt budžeta rāmi. Ir gadījumi, kad to var darīt arī pēc tirgus izpētes, kas iet kā nākamais solis, bet, ja situācija ir tāda, ka vadība ir akceptējusi novirzīt konkrētu summu digitalizācijas projektam, šis ir īstais brīdis to skaidri definēt, lai atvieglotu sev tirgus izpēti. Gribu vērst lasītāju uzmanību, ka šobrīd ir atklāta uzņēmumu atbalsta programma, kas ļauj saņemt finansējumu administratīvo procesu digitalizācijai, kas ir izcils stimuls, lai jau tuvākajā laikā automatizētu kādu no Jūsu organizācijas cilvēkresursu vadības procesiem.
Ceturtais solis ir tirgus izpēte. Izejot no lēmuma, kas ir pieņemti iepriekšējos soļos, uzņēmumam ir jāizvērtē alternatīvas, kas ir pieejamas tirgū. Piemēram, ja uzņēmums meklē ATS jeb applicant tracking system risinājumu, šobrīd lokāli Baltijas tirgū tādi radīti jau 5, taču globāli tie ir simtiem, kas teorētiski un praktiski atbilstu arī Baltijas tirgum. Katram no tiem ir sava funkcionalitāte, priekšrocības un trūkumi, cenas diapazons, pielāgošanas iespējas. Lai sagatavotu izsmeļošu analīzi, parasti ir nepieciešama arī tikšanās ar risinājuma pārstāvjiem, uzklausot piedāvājumus, taču jāuzsver, ka ierasti no piegādātāju pārdošanas speciālistu puses tiek solīts daudz vairāk, kā realitātē tas ir iespējams.
Šajā solī uzņēmumam ir divas iespējas: uzticēt analīzi paša darbiniekam, kam visbiežāk paralēli ir jāveic savi pamatpienākumi, vai arī piesaistīt konsultantus, kuri lielāko izpētes daļu jau ir izdarījuši un var piedāvāt objektīvu risinājumu salīdzinājumu. Mūsu klienti ir tie, kas izvēlās otro ceļu, un, jāsaka, ka bieži viņi norāda, ka galvenais iemesls, kāpēc izvēlās tirgus izpēti deleģēt SmartHR, ir tas, ka sākotnēji viņi nebija apzinājušies, cik daudz laika prasa kvalitatīvas izpētes sagatavošana.
Piektais solis ir risinājuma izvēle un līguma noslēgšana. Šajā brīdī ir ļoti svarīgi precīzi atrunāt abu pušu saistības un risinājuma uzturēšanas un attīstības nosacījumus. Piemēram, cik daudz laika un finanšu prasa pats ieviešanas process.
Pirmais solis, ir padziļināti izpētīt šo procesu. Jāatrod reālie iemesli, kāpēc tas nestrādā tā, kā tam vajadzētu. Piemēram, atlases vadītājs secina, ka uzrunātie kandidāti bieži noraida piedāvājumu, jo ir paspējuši to pieņemt no cita darba devēja. Papētot dziļāk, var atklāties, ka atlasē ir pārāk ilgs saskaņošanas process, kandidāts nesaņem atgriezenisko saiti pēc katra atlases posma, darba intervijā viņam tika uzdoti nekorekti jautājumi, nodaļas vadītājs nespēj izsekot līdzi atlasei utml. Iemesli var būt ļoti dažādi, un ne katru no tiem var atrisināt ar tehnoloģijas ieviešanu. Tāpēc arī ir būtiski atrast īsto risinājumu, kas sniegtu vislielāko pievienoto vērtību.
Otrais solis ir konceptuāli izlemt, vai uzņēmums ir gatavs mainīt savus procesus, lai pielāgotu tos risinājumam, vai arī tieši otrādi – ir jāatrod risinājums, kas atbilst esošajiem procesiem uzņēmumā. Piemēram, valsts un pašvaldību iestādēs vai arī starptautiskajos uzņēmumos atlases process ir stingrāk reglamentēts, nekā uzņēmumā, kur vadītājs pats var pieņemt lēmumu par procesa izmaiņām.
Trešais solis ir noteikt budžeta rāmi. Ir gadījumi, kad to var darīt arī pēc tirgus izpētes, kas iet kā nākamais solis, bet, ja situācija ir tāda, ka vadība ir akceptējusi novirzīt konkrētu summu digitalizācijas projektam, šis ir īstais brīdis to skaidri definēt, lai atvieglotu sev tirgus izpēti. Gribu vērst lasītāju uzmanību, ka šobrīd ir atklāta uzņēmumu atbalsta programma, kas ļauj saņemt finansējumu administratīvo procesu digitalizācijai, kas ir izcils stimuls, lai jau tuvākajā laikā automatizētu kādu no Jūsu organizācijas cilvēkresursu vadības procesiem.
Ceturtais solis ir tirgus izpēte. Izejot no lēmuma, kas ir pieņemti iepriekšējos soļos, uzņēmumam ir jāizvērtē alternatīvas, kas ir pieejamas tirgū. Piemēram, ja uzņēmums meklē ATS jeb applicant tracking system risinājumu, šobrīd lokāli Baltijas tirgū tādi radīti jau 5, taču globāli tie ir simtiem, kas teorētiski un praktiski atbilstu arī Baltijas tirgum. Katram no tiem ir sava funkcionalitāte, priekšrocības un trūkumi, cenas diapazons, pielāgošanas iespējas. Lai sagatavotu izsmeļošu analīzi, parasti ir nepieciešama arī tikšanās ar risinājuma pārstāvjiem, uzklausot piedāvājumus, taču jāuzsver, ka ierasti no piegādātāju pārdošanas speciālistu puses tiek solīts daudz vairāk, kā realitātē tas ir iespējams.
Šajā solī uzņēmumam ir divas iespējas: uzticēt analīzi paša darbiniekam, kam visbiežāk paralēli ir jāveic savi pamatpienākumi, vai arī piesaistīt konsultantus, kuri lielāko izpētes daļu jau ir izdarījuši un var piedāvāt objektīvu risinājumu salīdzinājumu. Mūsu klienti ir tie, kas izvēlās otro ceļu, un, jāsaka, ka bieži viņi norāda, ka galvenais iemesls, kāpēc izvēlās tirgus izpēti deleģēt SmartHR, ir tas, ka sākotnēji viņi nebija apzinājušies, cik daudz laika prasa kvalitatīvas izpētes sagatavošana.
Piektais solis ir risinājuma izvēle un līguma noslēgšana. Šajā brīdī ir ļoti svarīgi precīzi atrunāt abu pušu saistības un risinājuma uzturēšanas un attīstības nosacījumus. Piemēram, cik daudz laika un finanšu prasa pats ieviešanas process.
Kas seko lēmumam par konkrēta IT rīka izvēli?
Tas ir atkarīgs no tā, cik liels ir uzņēmums. Ja tas ir neliels, tad rīku var ieviest arī pašu spēkiem. Sarežģītāk ir ar lieliem uzņēmumiem, kur ir tūkstošiem darbinieku. Tāpēc tur bieži vien tiek izvēlēts ieviešanas projekta vadītājs vai pat komanda, kas palīdz šo visu sistēmu izskaidrot un ieviest, kā arī deleģēts no piegādātāju puses cilvēks, kas cieši palīdz implementācijas procesā.
Ja Tu man jautā, kas ir svarīgākais IT risinājumu ieviešanā, tad tā ir komunikācija. Ja uzņēmuma vadība ir nolēmusi ieviest risinājumu, kas palīdzētu un atvieglotu ikdienu, tad par to ir jārunā ar darbiniekiem, viņi ir jāsagatavo un jāinformē par to, kā uzņēmums darbosies turpmāk, kā jaunais rīks palīdzēs uzlabot gan uzņēmuma, gan katra komandas dalībnieka sniegumu. Digitālo rīku ieviešana ir tēma atsevišķai sarunai, jo tur ir vairākas nianses, kas var ietekmēt to, vai šīs pārmaiņas nesīs iecerēto rezultātu.
Interviju sagatavoja Elīna Harčenko, SmartHR komunikācijas projektu vadītāja
Publicēts: 31.07.2023.
Ja Tu man jautā, kas ir svarīgākais IT risinājumu ieviešanā, tad tā ir komunikācija. Ja uzņēmuma vadība ir nolēmusi ieviest risinājumu, kas palīdzētu un atvieglotu ikdienu, tad par to ir jārunā ar darbiniekiem, viņi ir jāsagatavo un jāinformē par to, kā uzņēmums darbosies turpmāk, kā jaunais rīks palīdzēs uzlabot gan uzņēmuma, gan katra komandas dalībnieka sniegumu. Digitālo rīku ieviešana ir tēma atsevišķai sarunai, jo tur ir vairākas nianses, kas var ietekmēt to, vai šīs pārmaiņas nesīs iecerēto rezultātu.
Interviju sagatavoja Elīna Harčenko, SmartHR komunikācijas projektu vadītāja
Publicēts: 31.07.2023.
Ja jūsu uzņēmums meklē risinājumus efektīvākai personāla vadībai, aicinām pieteikties sarunai ar SmartHR konsultantu
Palīdzēsim novērtēt esošo atlases procesu, rast uzlabojumu iespējas un piemeklēsim piemērotāko IT rīku to īstenošanai.