Kas ir ERP un kad uzņēmumam būtu noderīgi to ieviest?

Biznesa vidē bieži dzirdams šāds trīs burtu savienojums ERP – Enterprise Resource Planning (ENG). Latviski tiek lietoti tādi nosaukumi kā: Uzņēmumu resursu vadības sistēma, Resursu plānošanas sistēma, Biznesa resursu vadība, un visi šie apzīmējumi sevī ietver vienu un to pašu – tā ir integrēta sistēma uzņēmuma galveno biznesa procesu pārvaldībai bieži vien reālā laikā, respektīvi – visi uzņēmuma procesi tiek pārvaldīti vienuviet, vienā sistēma un visi uzņēmumam svarīgie procesi ir savstarpēji saistīti un darbojas pārdomātā un efektīvā mijiedarbībā.

Gadījumā, ja uzņēmums lieto vairākas savstarpēji nesaistītas sistēmas, piemēram, noliktavas sistēmu, grāmatvedības programmu, klientu attiecību vadības (CRM) risinājumu, darbinieki mēdz patērēt pārāk daudz sava laika, meklējot informāciju vai pārvadot datus no vienas sistēmas otrā. Šī dubultā darba veikšana norāda, ka uzņēmumā darbi nenorit pietiekami efektīvi, kas savukārt var ietekmēt uzņēmuma funkcionēšanu un tēlu klienta acīs, kas var tikt neapzināti veidots negatīvs, jo uzņēmumam pietrūkst nepieciešamo rīku kvalitatīvai klientu apkalpošanai.

Piemēram, ja pārdošanas sistēma nav saistīta ar noliktavu, var veidoties situācijas, kad noliktavā pietrūkst preču klientu pieprasījuma apmierināšanai vai, tieši pretēji, tiek pasūtīts pārāk liels preču daudzums un nevajadzīgi iesaldēti uzņēmuma līdzekļi.

Piemēram, uzņēmuma preču skaits ir palielinājies, un ir nepieciešams noliktavā ieviest uzskaiti plauktu līmenī, vai arī darbinieki netiek galā ar manuālu preču derīguma termiņu kontroli, taču esošā sistēma nepiedāvā šīs iespējas.

Ja uzņēmums ikdienā strādā ar novecojošu sistēmu vai sistēmām, tam tiek tērēta gan enerģija, gan finanses. Reizēm var būt pat neiespējami ieviest sistēmā jaunas funkcijas vai pielāgot to aktuālajām prasībām, jo sistēmas ražotājs sistēmu vairs neuztur vai izstrādātājs vairs nepastāv.

Darbs ar sistēmu, kas nav mūsdienīga, rada neapmierinātību darbiniekos, kam pieaug darba slodze ērtu rīku trūkuma dēļ. Un noteikti nedrīkst aizmirst par drošības aspektiem – uzskaites sistēmas glabā uzņēmuma darbībai vitāli svarīgus datus, kuru nepieejamība vai nokļūšana nepareizās rokās var nopietni apdraudēt uzņēmuma darbu.

Ja uzņēmuma mērķis ir attīstība, jārēķinās, ka noteikti pieaugs arī pasūtījumi un būs vairāk rēķinu, bet esošā sistēmai var trūkt kapacitātes tikt datu apjomam līdzi. Praksē ir piemēri par uzņēmumiem, kuri vēlas iekarot tirgu ārpus Latvijas, veidojot meitas uzņēmumus, bet ierastā sistēma nodrošina darbību tikai Latvijā.

Ja klientiem tiek piegādātas nepareizas preces vai preces netiek piegādātas pilnā apmērā, pavadzīmē norādītais preču skaits nesakrīt ar faktiski piegādāto, tiek izrakstīti rēķini ar nepareizām preču vai pakalpojumu cenām, tā ir zīme, ka esošā sistēma, iespējams, nav uzticama.

Ja dati par preču atlikumiem un to pašizmaksu ir redzami vairākas nedēļas pēc mēneša beigām, ja uzņēmums saprot, ka piegādātājs ir nokavējis solīto preču piegādes termiņu nedēļu pēc plānotā piegādes datuma, ja grāmatvedis tikai pārskata gatavošanas laikā identificē kavētus debitoru parādus, uzņēmums var ciest zaudējumus.

Ja uzņēmums savu datu analīzi veic, apkopojot datus Excel tabulās, tas paņem daudz laika un nereti izrādās, ka uzņēmumā ir vairākas versijas, piemēram, par iepriekšējā mēneša apgrozījumu un peļņu.

Ja savā uzņēmumā pamani šīs pazīmes, tas ir signāls, ka ir vērts skatīties uz ERP sistēmu un ieviest to savā uzņēmumā – pilnīgi noteikti, uzņēmuma darbinieki un pats bizness pateiks lielu Paldies.