Tā kā regulējuma prasības dažādās nozarēs kļūst arvien stingrākas, uzņēmumi cenšas sekot atbilstības prasību apjomam un sarežģītībai, jo īpaši attiecībā uz datu ierakstu pārvaldību darbiniekiem, piegādātājiem un klientiem, lai veiktu sarežģītus atbilstības procesus.
Šajā rakstā par to, kā gudri menedžēt liela datu apjoma apstrādes procesus, lieki nenoslogojot HR resursus tieši veselības aprūpes iestādēs, kurās ir gan liels darbinieku, gan liels klientu skaits.
Cilvēkresursu pārvaldības problēmas veselības aprūpē
Veselības aprūpes organizācijas saskaras ar vairākām unikālām problēmām saistībā ar cilvēkresursu pārvaldību, jo īpaši ņemot vērā nozares jutīgumu un lielo darbinieku skaitu, kā arī viņu veselības stāvokli pacientu drošības jomā. Lūk, daži no izplatītākajiem izaicinājumiem:
1. Regulatīvā atbilstība
Veselības aprūpes organizācijām jāievēro stingri noteikumi, piemēram, HIPAA (Veselības apdrošināšanas pārnesamības un atbildības likums) un citi specifiski regulējumi. HR komandām ir jāuztur jutīgu darbinieku un pacientu datu konfidencialitāte. Lai nodrošinātu atbilstību, visiem veselības aprūpes darbinieku dokumentiem, tostarp vakcinācijas apliecinājumiem, licencēm un sertifikātiem, jābūt aktuāliem. Šo prasību ievērošana manuāli var būt laikietilpīga un pakļauta kļūdu riskiem.
2. Liels darbinieku dokumentu apjoms
Veselības aprūpes organizācijām parasti ir liela un dinamiska darbaspēka struktūra, kas ietver pilnas slodzes darbiniekus, nepilnas slodzes darbiniekus un līgumdarbiniekus. Dokumentu, piemēram, darba līgumu, maiņu grafiku un atvaļinājumu pieteikumu pārvaldība šādā mērogā ātri var kļūt nepārskatāma. HR komandas bieži ir pārslogotas, cenšoties nodrošināt, ka dokumenti ir aktuāli, vienlaikus pārvaldot nepārtrauktās darbinieku rotācijas un adaptācijas procesus.
3. Dokumentu pieejamības neefektivitāte
Kad HR dokumentācija tiek glabāta fiziskās mapēs vai neorganizētā digitālā formātā, specifisku failu ātra atrašana kļūst par izaicinājumu. Tas var radīt kavējumus, neefektivitāti un neatbilstību auditu vai regulatīvo pārbaužu laikā. Ātra un precīza piekļuve darbinieku informācijai un darbībām ir kritiska HR darbības atbilstībai.
4. Laikietilpīgi administratīvie uzdevumi
Manuāla dokumentu apstrāde, atbilstības izsekošana, apstiprinājumu organizēšana un drošības protokolu pārvaldība aizņem ievērojamu laiku. Šis administratīvais slogs neļauj HR profesionāļiem koncentrēties uz stratēģiskām iniciatīvām, piemēram, darbaspēka plānošanu, darbinieku iesaisti un talantu attīstību. Automatizācija šo uzdevumu pārvaldībā var ievērojami uzlabot vispārējo efektivitāti, atslogojot HR komandas, lai koncentrētos uz augstākas ietekmes aktivitātēm.
Avokaado operatīvās inteliģences platforma (OIP) ir veidota kā reģistrācijas sistēma, lai pārvaldītu un automatizētu atbilstību ar pilnīgu datu pārredzamību, automatizētām darbplūsmām un nepārtrauktu regulējumu ievērošanu. Avokaado OIP pamatā ir trīs pīlāru atbilstības struktūra, kas optimizē darbību un panāk efektivitāti un atbilstību.
Trīs pīlāru struktūra HR operācijām:
- Pilnīga pārredzamība: Avokaado sniedz uzņēmumiem pilnīgu pārredzamību par visiem darbinieku datiem un saistītajiem dokumentiem. Katrs dokuments ir saistīts ar attiecīgo darbinieku, un dati tiek reāllaikā ierakstīti tabulās, sekojot katrai sistēmā veiktajai darbībai.
- Gudras automatizācijas: Automatizētie procesi visām HR operācijām un darbplūsmām palīdz uzņēmumiem palielināt efektivitāti un samazināt neatbilstības risku. Vai tie būtu pieņemšanas procesi, grozījumi vai darba drošības noteikumu ieviešana, Avokaado nodrošina, ka visi procesi darbojas raiti un konsekventi.
- Pilnīga atbilstība autopilotā: Pilnīga atbilstība uzņēmuma politikām un normatīvajiem standartiem tiek sasniegta automātiski. Vai tās būtu GDPR, NIS2, veselības vai drošības regulas, Avokaado nodrošina, ka uzņēmumi ievēro jaunākos noteikumus, novēršot nepieciešamību pēc manuālas izsekošanas un procesu pārvaldības.
Renalis klīnikas ir augoša veselības aprūpes organizācija, kas saskaras ar tipiskiem izaicinājumiem, pārvaldot lielu un daudzveidīgu darbaspēku vairākās atrašanās vietās. Ieviešot Avokaado operatīvās inteliģences platformu (OIP), Renalis klīnikas ir pārveidojušas savus HR un atbilstības procesus, nodrošinot pilnīgu pārredzamību un kontroli pār visiem darbinieku dokumentiem, sertifikātiem un regulatīvajām prasībām.
Renalis klīnikām atbilstība ir kritiski svarīga, īpaši attiecībā uz darba drošību un visu veselības aprūpes profesionāļu sertifikātu aktualizēšanu. Pašapkalpošanās portāla ieviešana klīniku darbiniekiem ļāvusi pašiem augšupielādēt sertifikātus un veselības datus tieši sistēmā. Šī automatizētā pieeja izsekošanai nodrošina, ka atbilstības žurnāli vienmēr ir aktuāli, samazinot cilvēka kļūdas risku un palīdzot organizācijai ievērot tādus regulējumus kā HIPAA un vietējās veselības aprūpes prasības.
Galvenie elementi ietver:
- Darba drošības atbilstības izsekošanu katrā klīnikā, nodrošinot, ka sertifikāti un procedūras ir aktuālas.
- Pašapkalpošanās portālu, kas ļauj darbiniekiem pašiem pārvaldīt savus dokumentus, tādējādi samazinot administratīvos uzdevumus HR komandai.
- Atbilstības žurnālus, kas reāllaikā izseko sertifikātus un darba drošības protokolus, padarot auditus nevainojamus un bez kļūdām.
Darbinieku dzīves cikla pārvaldība Renalis klīnikās – sākot no pieņemšanas darbā līdz darba attiecību pārtraukšanai – ir kļuvusi efektīvāka, pateicoties automatizācijai. Avokaado OIP pārvalda darbinieku datu lapas, izseko pieņemšanas procesu un automatizē dokumentu izveidi, piemēram, maiņu grozījumus, pieņemšanas līgumus un atlaišanas dokumentus. Tas ievērojami samazinājis HR komandas manuālo darbu un uzlabojis precizitāti, kā arī atbilstību.
Sistēma nodrošina:
- Automatizētus pieņemšanas procesus, tostarp darba līgumus un adaptācijas dokumentus, arī lielā apjomā.
- Darbinieku dzīves cikla dokumentu, piemēram, grozījumu, paaugstinājumu un atlaišanu, pārvaldību.
- Reāllaika atjauninājumus darbinieku datu lapās, nodrošinot ātru piekļuvi informācijai regulatīvām vai iekšējām pārbaudēm.
Renalis klīnika izmanto Avokaado OIP, lai efektīvi pārvaldītu un saglabātu visus HR dokumentus. Platforma kategorizē dokumentus pēc to tipa (piemēram, darba līgumi, farmācijas pasūtījumi utt.) un organizē tos datu reģistrā, kas izseko lietotāju grupas un piekļuves līmeņus dokumentiem. Saglabāšanas politikas nodrošina, ka dokumenti tiek arhivēti saskaņā ar regulējumos noteikto, tādējādi samazinot datu noplūdes vai neatbilstības risku.
Galvenās funkcijas:
- Dokumentu kategorizācija pēc veida, nodrošinot visu HR un ar klīniku saistīto dokumentu organizāciju.
- Datu reģistrs, kas izseko lietotāju piekļuvi, nodrošinot, ka tikai pilnvarotām personām ir piekļuve jutīgai informācijai.
- Automātiskas dokumentu saglabāšanas protokoli, nodrošinot atbilstību veselības aprūpes nozares regulējumos noteiktajām prasībām.
Renalis klīnikas ir gatavas paplašināt Avokaado OIP izmantošanu ārpus HR darbības, lai nodrošinātu pilnīgu pārredzamību visā biznesā.
Visu klīniku operatīvo dokumentu augšupielāde un pārvaldība
Renalis plāno ieviest datu bāzē visas operatīvās dokumentācijas, piemēram, nomas līgumus, piegādātāju līgumus un partnerības dokumentus. Tas ļaus vadībai iegūt pilnīgu pārredzamību par biznesa attiecībām un efektīvi pārvaldīt līgumus.
Farmācijas pasūtījumu automatizācija no klīnikām
Farmācijas pasūtījumu automatizācija palīdzēs Renalis standartizēt pasūtīšanas procesu, samazināt administratīvo slogu un nodrošināt atbilstību regulējumos noteiktajam.
Paplašināšanās un jaunu klīniku pieņemšanas procesi
Renalis paplašinoties citās valstīs, platforma pārvaldīs visu jauno klīniku darbinieku reģistru, pieņemšanu darbā, adaptāciju un atbilstības izsekošanu.
Korporatīvās pārvaldības dokumentu vadība
Avokaado tiks izmantots, lai pārvaldītu visus korporatīvās pārvaldības sanāksmju dokumentus, piemēram, valdes sanāksmju protokolus un rezolūcijas.
Šie soļi ir ļoti svarīgi Renalis klīnikas paplašināšanās un panākumu turpināšanai. Centralizējot un automatizējot HR un operatīvās darbības, Renalis sasniedz jaunu atbilstības, efektivitātes un pārredzamības līmeni visā organizācijā.
Renalis klīniku veiksmes stāsts HR darbību automatizācijā sniedz vērtīgas atziņas par to, kā veselības aprūpes organizācijas var izmantot tehnoloģijas, lai uzlabotu atbilstību, efektivitāti un drošību.
Šeit ir galvenie ieteikumi veselības aprūpes organizācijām, kas vēlas automatizēt savus HR procesus un paplašināt darbību:
1. Izvēlieties risinājumu mākoņplatformā
Renalis klīnikas ieviesa mākoņplatformu HR operāciju pārvaldībai, kas nodrošināja elastību, mērogojamību un drošu piekļuvi svarīgiem dokumentiem no jebkuras vietas. Tas ļāva klīniku HR komandām un darbiniekiem viegli atjaunināt un pārvaldīt sertifikātus, darba drošības protokolus un personīgos datus, izmantojot pašapkalpošanās portālu, tādējādi nodrošinot vienmērīgu HR procesu darbību visās klīniku atrašanās vietās.
2. Izmantojiet automatizāciju atbilstības nodrošināšanai
Renalis klīnikām atbilstība ir ļoti svarīga, īpaši, pārvaldot jutīgus veselības aprūpes datus un nodrošinot darba drošību. Automatizējot sertifikātu, vakcinācijas reģistru un atbilstības žurnālu izsekošanu, Renalis samazināja administratīvo slogu HR personālam. Automatizētās darbplūsmas un atbilstības paziņojumi nodrošināja, ka sertifikāti un drošības protokoli vienmēr ir aktuāli, ievērojot regulatīvās prasības bez liekām pūlēm.
3. Izmantojiet mākslīgo intelektu datu pārvaldībai
Renalis klīnikas veiksmīgi izmantoja mākslīgā intelekta rīkus, lai apstrādātu un optimizētu datus visos darbinieku dzīves cikla dokumentos, piemēram, pieņemšanas līgumos, grozījumos un atlaišanas dokumentos. Tas ļāva HR komandai koncentrēties uz stratēģiskām iniciatīvām, nevis manuāliem procesiem. Ar reāllaika atjauninājumiem darbinieku datu lapās un nevainojamu visu saistīto dokumentu izsekošanu Renalis nodrošināja precizitāti un atbilstību, vienlaikus ievērojami palielinot darbības efektivitāti.
4. Nodrošiniet datu drošību un konfidencialitāti
Datu drošība ir būtiska veselības aprūpē, un Renalis klīnikas izmantoja Avokaado robustās drošības funkcijas, lai nodrošinātu atbilstību tādiem regulējumiem kā HIPAA un GDPR. Izmantojot šifrēšanu, piekļuves kontroli un dokumentu saglabāšanas politikas, Renalis aizsargāja sensitīvus darbinieku datus un uzturēja konfidencialitāti. Tas arī ļāva klīnikām būt gatavām jebkurā laikā veikt auditus, ar pilniem žurnāliem un atbilstības reģistriem drošā uzglabāšanas vietā.
5. Izvēlieties platformu, kas ļauj paplašināt operatīvo inteliģenci ārpus HR
Renalis klīnikas ne tikai pārveidoja HR darbības, bet arī plāno paplašināt automatizāciju uz citām biznesa jomām. Izmantojot Avokaado platformu, viņi plāno automatizēt farmācijas pasūtījumus, pārvaldīt piegādātāju līgumus un uzraudzīt korporatīvās pārvaldības dokumentus. Šī paplašināšanās parāda platformas mērogojamību un spēju atbalstīt vairākas operatīvās funkcijas, ļaujot klīnikām iegūt pilnīgu pārredzamību visos biznesa procesos, sākot no piegādātāju attiecībām līdz darbplūsmu pārvaldībai.
Tā kā veselības aprūpes organizācijas turpina augt un attīstīties, spiediens uz HR komandām nodrošināt atbilstību, pārvaldīt lielas darbinieku grupas un aizsargāt sensitīvu informāciju tikai pieaugs. Automatizācija piedāvā skaidru risinājumu, ļaujot HR nodaļām efektīvi tikt galā ar šiem izaicinājumiem, vienlaikus samazinot administratīvo slogu darbiniekiem.
Renalis klīniku pieredze kalpo kā paraugs veselības aprūpes pakalpojumu sniedzējiem, kuri vēlas modernizēt savas HR darbības un nodrošināt atbilstību autopilotā. Ar pareizajiem rīkiem un stratēģijām automatizācija var pārveidot HR nodaļas no reakcijas procesiem, kas balstīti uz papīru, par proaktīvām stratēģiskām funkcijām, kas veicina organizācijas panākumus.
Vai vēlaties optimizēt un automatizēt dokumentu un atbilstības pārvaldību savā veselības aprūpes organizācijā? Izmēģiniet Avokaado bez maksas vai pierakstieties tiešsaistes demonstrācijai ar mūsu komandu, lai uzzinātu, kā mēs varam atbalstīt jūsu organizācijas vajadzības!