Intervija ar ELVA personāla atlases un attīstības vadītāju Dainu Ēci un mārketinga projektu vadītāju Lieni Auziņu-Jurgeviču

Sarunā ar SmartHR ELVA pārstāves dalījās pieredzē par uzņēmuma digitalizācijas ceļu un izaugsmes kultūras veicināšanu komandā

Jūsu uzņēmums palīdz klientiem efektivizēt biznesa procesus caur digitāliem risinājumiem. Pastāstiet, cik digitalizēta ir jūsu pašu darba ikdiena?

Daina: Tā kā pārsvarā ELVA komanda strādā attālināti, mūsu ikdiena nav iedomājama bez digitālajiem risinājumiem. Mēs izmantojam 90% produktu, ko piedāvājam saviem klientiem. Sākot jau ar Microsoft 365 rīkiem – Teams un Outlook.

Piemēram, finanšu daļas darbs nav iedomājams bez Dynamics 365 Business Central, nodaļu vadītāji aktīvi izmanto Power BI sniegtās analītikas priekšrocības, klientu attiecību vadītāju labā roka ir CRM jeb Dynamics 365 Sales. Man kā personāla vadītājas galvenais darba rīks šobrīd ir darbinieku pašapkalpošanās portāls Panorama 365, kas ir pašas ELVA izstrādātais produkts. Tam ir gana plaša pamata funkcionalitāte, ko jau novērtē grāmatveži un HR darbinieki Baltijas mērogā, piemēram, darbinieku pieteikumu plūsmas pārvaldība.

Ar portālu saistu arī gana daudz nākotnes plānu, piemēram, darba snieguma vērtējuma funkcijas izmantošanu, kas ievērojami atvieglos manu darbu. Katram darbiniekam, atkarībā no viņa darba specifikas, ir savi risinājumi, ko izmantot un pielāgot tos tā, lai būtu patiešām ērti un lietderīgi.

Vai varat minēt piemērus no ELVA pieredzes, kad digitālo risinājumu ieviešana uzskatāmi palīdzēja uzlabot komandas sniegumu?

Daina: Jā, viens no tādiem piemēriem varētu būt vēl aktīvāka JIRA izmantošana, tagad to lieto visi ELVA darbinieki. Tas ir uzņēmumos gana iecienīts darba uzdevumu un klientu pārvaldības rīks. Sākumā mums likās, ka darbs komandās var būt efektīvas arī bez digitāliem risinājumiem ikdienas darbu organizēšanai, bet tad sarunās ar mazām komandām es piefiksēju, ka tām visām ir līdzīgi izaicinājumi, kas ir saistīti tieši ar darbu izpildes kontroli, darbu plānošanu. Un tā mēs nonācām pie lēmuma vienā no tādām komandām ieviest JIRA, ko uz to brīdi jau aktīvi lietoja kolēģi lielākās struktūrvienībās. Rezultāts bija ļoti iepriecinošs, jo pieauga nodaļas darbinieku produktivitāte un arī iekšējais klimats būtiski uzlabojās. Vēlāk es ar šo veiksmes stāstu devos pie citiem mazo komandu vadītājiem un piedāvāju ieviest šo rīku.

Liene: Mārketinga komanda ir viena no nodaļām, kas sāka aktīvi izmantot šo risinājumu. Protams, sākumā, kā jau ierasts, saskaroties ar pārmaiņām, šķiet, ka to nevajag - viss tik un tā notiek, bet tad es ieraudzīju virkni ieguvumu. Tagad man ir viena sistēma, kurā pārvaldīt darba uzdevumus, skatīt atskaites. Izmantojot šo digitālo kalendāru, es varu labāk izvērtēt, kur man ir pavadīts laiks, un uz tā bāzes varu efektīvāk saplānot nākamās aktivitātes.

Risinājums man arī ļāva ietaupīt laiku, jo iepriekš darbs ar vienu mērķi bija jāveic trīs dažādās vietās: Excel ir darbu plāns, citā vietnē jāplāno iknedēļas uzdevumi, vēl kādā citā jāatspoguļo uz katru aktivitāti patērētais laiks, kas arī "bonusā" iedod kādu pārpratumu vai kļūdu, pārkopējot datus. Tas viss arī emocionāli ļoti nogurdina. Ir patīkami sākt nodaļas sapulci, vienkārši atverot laika plāna grafiku JIRā un Power BI paskatīties, kuros uzdevumos pagājis laiks un kura aktivitāte ir devusi ieguldījumu un patērēto laiku attaisnojusi. Komanda runā vienā valodā.

Tāpat arī Dynamics 365 Sales palīdz ikdienā automatizēt mārketinga procesus. Pavisam drīz plānojam aktīvi izmantot arī Dynamics 365 Marketing, jo nodaļā jūtam, ka arvien vairāk mārketinga procesi ir jāautomatizē, lai pagūtu izdarīt vēl vairāk. Esam atvērti jaunajam, manuprāt, mūs kā uzņēmumu digitalizācijas partneri raksturo darbības vārdi: rīkoties, mēģināt, darīt, mainīties. Man šķiet, ka digitālie rīki tas ir stāsts ne tikai par ietaupītu laiku, tas dod arī psiholoģisko drošību un paredzamības sajūtu, jo zini, kas tev ir saplānots, kuros projektos ir iesaistīti kolēģi, kāda ir viņu noslodze, cik daudz laika man paņem viens vai cits uzdevums un vēl virkni atbilžu, kas uzlabo darba efektivitāti.

Daina: Katru pirmdienu mums ir vadības sapulces, kur vadītāji runā par noslodzi. Un tieši JIRA dati ir tas, uz ko vadītāji balstās, pieņemot lēmumus. Piemēram, ja redzam, ka vienai nodaļai noslodze nav pietiekama, bet citai kādā brīdī jau sniedzas pāri 120%, mēs pārdalām resursus un izlīdzinām šo situāciju. Man kā personāla vadītājai šie dati ir svarīgi arī tāpēc, ka tie palīdz laicīgi pamainīt izdegšanas risku un novērst situāciju, kad cilvēks pusgadu strādā pāri savām iespējām un tad vienā dienā atnāk ar atlūgumu. Tas ļoti palīdz arī atvaļinājumu plānošanas periodā. Un to, kā kurš kolēģis ir pieejams uzņēmumā, es precīzi un no jebkuras vietas redzu portālā Panorama 365. Viss ir savstarpēji integrēts un viegli pārvaldāms.

Kā jūsu uzņēmumā notiek jaunu risinājumu ieviešana?

Daina: Divas reizes gadā – parasti tas notiek pavasarī un rudenī – ELVA nodaļu vadītāji satiekas ar uzņēmuma valdi, lai vienotos par nākamajiem uzņēmuma digitalizācijas soļiem. Tas ir mirklis, kad izrunājam vajadzības un iespējas, dalāmies idejās. Uzņēmumā ir arī stratēģiskais vadītājs, kurš pārrauga digitalizācijas procesus, seko līdzi tendencēm. Mums nav garu procedūru, lai saskaņotu ideju un sāktu tās īstenošanu. Ja kāds darbinieks aktualizē vajadzību pēc kāda rīka, mēs runājam, pieņemam lēmumu un darām.

Kā darbinieki reaģē uz to, ka notiek nemitīga attīstība un pārmaiņas?

Daina: ELVA darbinieka vidējais stāžs ir septiņi gadi. Tāpēc kolēģi, kas pie mums strādā, ir pieraduši pie tā, ka bieži notiek kaut kas jauns. Līdz šim es neesmu novērojusi lielu pretestību. Iespējams, tas ir tāpēc, ka mēs visu laiku runājam par to, ka ir jāattīstās. Tas, ka ejam laikam līdzi, ir ELVA nerakstītais likums. Vēl viena lieta: kad ieviešam kādu jaunu sistēmu, uzskatām, ka ELVA ir klients, tāpēc arī process notiek ar tādu pašu attieksmi un atbildību, kā darbā ar mūsu klientiem.

Liels darbs veiksmīgā risinājumu ieviešanā ir nodaļu vadītājiem, jo tas ir viņu uzdevums, runāt ar saviem darbiniekiem, lai skaidrotu, kāpēc mēs to darām. Tāpat uzņēmumā ir cilvēki, kas regulāri apmāca darbiniekus. Arī mēs personāla nodaļā pavadām neskaitāmas stundas, lai pārliecinātos, vai cilvēkiem viss ir skaidrs.

Liene: Man šķiet, ka mūsu uzņēmumā tas notiek diezgan organiski: pienāk brīdis, kad redzam, ka gribam darīt lietas citādāk, mūsdienīgāk, progresīvāk, tad atliek tikai atrast labāku risinājumu un to ieviest. Atvērtību pozitīvām pārmaiņām kā ELVA vērtību mēs mērķtiecīgi kodējam katrā darba sludinājumā. Manuprāt, tas ir būtiski, ka potenciālais kolēģis uzreiz var nolasīt, ka ELVA ir vieta tiem, kas vēlas attīstīties, ka šeit ir dinamika un arī labvēlīga augsme darbinieku profesionālajai attīstībai.

Nesen tieši sarunā ar manu vadītāju, kurš arī vada organizācijas stratēģiskos procesus, viņš trāpīgi izteicās, ka ELVA ir ideāla vieta, kur var uztrenēt savas prasmes, pamēģināt ko jaunu, jo te to ļauj, organizāciju raksturo šī te pieminētā atvērtība. Ja tā padomā, es neesmu saņēmusi no vadības tādu striktu noraidījumu savām idejām un ierosinājumiem, drīzāk esmu iemācījusies domāt un izvērtēt ieguvuma un kvalitātes attiecību, un tas ir ļoti labs ieguvums arī man kā personībai.

Papildinot par to, kā mēs atbalstām kolēģus pārmaiņās – mēs cieši sadarbojamies ar iekšējās kvalitātes speciālistu, kura uzdevums ir identificēt nepilnības darba procesos. Ja saprotam, ka problēma ir komunikācijā, jo cilvēks kaut ko līdz galam apguvis vai sapratis, tiek rīkotas atbilžu un jautājumu sesijas kolēģiem ar attiecīgo speciālistu, kurš var uz šiem jautājumiem atbildēt. Manuprāt, veselīgu organizācijas kultūru raksturo arī iespēja uzdot jautājumus, operatīvi saņemt uz tiem atbildes, izrunāties un brīvi izteikt savas idejas – tas arī raksturo ELVA kā organizāciju.

Procesu digitalizācija prasa zināmus finanšu resursus, kas varētu atturēt mazos uzņēmumus no lēmuma digitalizēt biznesa procesus. Kāda ir ELVA pieredze – vai jūsu klientu lokā ir tikai lielie, vai tomēr arī mazie uzņēmumi?

Liene: Es teiktu, ka šajā jautājumā daudz kas ir atkarīgs no vadītāju personības un ieinteresētības. Mums ir viens klients, uzņēmums ar 30 darbiniekiem, un viņi aktīvi digitalizē savus procesus. Nesen tieši jautāju, kāda ir viņu motivācija doties digitālās transformācijas virzienā, uz ko uzņēmuma vadītājs atbildēja, ka viņš nevar attīstīt biznesu, ja viņa darbiniekiem jāpavada stundas pie papīra darbiem. Ja viņš grib uzņēmumu attīstīt, viņš vienkārši nevar atļauties strādāt pa vecam.

Daina: Vēl ir būtiski atcerēties, ka dārgāki ir tieši pielāgoti risinājumi. Piemēram, ja uzņēmums vēlas, lai sistēmā būtu izmantotas korporatīvas krāsas, lai uz pogām būtu citādāks teksta formulējums – šīs detaļas sadārdzina IT risinājumu izmaksas. Ja mēs runājam par standarta risinājumiem, tad noteikti arī mazie uzņēmumi var atrast pieejamus rīkus, kas palīdzēs ikdienas darbā.

Turklāt digitalizāciju var jau sākt ar pavisam maziem solīšiem. Mums ir viens vadītājs, kurš pirmdienās mēra darbinieku noskaņojumu – tātad digitālais aptauju rīks palīdz viņam operatīvi "izmērīt temperatūru" komandā. Skaidrs, ka mums ir individuālas sarunas un citi veidi, kā sekot līdzi darbinieka emocionālam stāvoklim, bet šis ir izcils piemērs tam, kā vadītājs ar ļoti vienkāršu risinājumu var šo problēmu ātrāk identificēt un sākt risināt.

Liene: Tieši šobrīd ir īstais laiks sarosīties mazajiem uzņēmumiem, jo ir atvērta atbalsta programma, kas ļauj saņemt līdzfinansējumu iekšējo procesu digitalizācijai. Tikai jābūt pašiem gataviem rīkoties, apzināties, ka būs jānoiet zināms ceļš, lai pēc tam strādātu efektīvāk un spētu uzlabot virkni resursu vadības procesu, un ne mazāk būtiski – stiprināt konkurētspēju.

Intervijas noslēgumā vēlos pajautāt par tēmu, kas pēdējos gadus ir īpaši aktuāla HR speciālistiem – darbinieku trūkums. Vai arī jūsu uzņēmums to izjūt?

Daina: Līdz šim mūsu fokuss bija uz darba devēja tēla veidošanas aktivitātēm. Mēs mērķtiecīgi piedalījāmies dažādos pasākumos un centāmies būt tur, kur var satikt mūsu potenciālo kolēģi.

Pēc manām sajūtām šī pieeja attaisnojas, taču nākotnē mēs plānojam dziļāk izanalizēt piesaistes un atlases procesus un iegūt vairāk datu, lai saprastu, vai ar to pietiek, lai aizpildītu pieejamas vakances.

Liene: Šogad piedalījāmies RTU izstādē Ķīpsalā un tā bija ļoti pozitīva pieredze, jo mums bija vērtīgas sarunas ar potenciālajiem kolēģiem. Daudzos saredzējām to degsmi un enerģiju un vēlmi apgūt inovatīvas biznesa tehnoloģijas un ieviest tās uzņēmumos. Arī viņiem tā bija iespēja aprunāties ar mūsu programmētājiem, par viņu darba ikdienu. Mēs saņēmām daudzus pieteikumus praksei un arī aktuālajām vakancēm, tāpēc mūsu gadījumā klātienes pasākumi noteikti ir vērtīgs instruments jauno darbinieku piesaistei.

Daina: ELVA biznesa specifika nosaka to, ka Latvijas tirgū atrast gatavu speciālistu gandrīz nav iespējams, tāpēc arī viena no manām darba prioritātēm ir pašu speciālistu veidošana. Mēs cenšamies dot maksimāli daudz zināšanu, atbalstīt, piedāvājam mentoringu. Protams, paralēli arī domājam par to, kā darbiniekus noturēt.

Mēs uzņēmuma nākotni redzam jaunos un enerģiskos cilvēkos, kas apgūst ātri jaunākās tehnoloģijas un spēj palīdzēt mūsu klientiem.

Kas notiek ar jauno darbinieku, kad viņš nonāk ELVA?

Daina: Mums ir onboarding process, kurš skaidri zināms katram nodaļas vadītājam. Atkarībā no struktūrvienības, kurai pievienojas cilvēks, viņam ir skaidrs plāns, kādas apmācības ir jāiziet. Ir arī iekšējo treneru komanda, kas ir atbildīga par to, lai darbinieku saņemtu tās zināšanas, kuras ir nepieciešamas, lai veiksmīgu uzsāktu darbu. Nodaļām ir arī sava bibliotēka, kur ir apkopoti visi jaunākie materiāli un kur darbinieks var papildus patstāvīgi darboties. Darba ievades procesa rezultātu novērtē tiešie vadītāji, es no savas puses iedodu ieteikumus, kā to labāk izdarīt, lai vērtējums būtu nevis emocijās, bet jaunā darbinieka rezultātos balstīts.

Liene: Vēl viena vērtīga iniciatīva darbinieku apmācību procesā pie mums uzņēmumā ELVA, ir tā saucamās smilšu kastes. Katram risinājumam ir izveidota testa vide, kurā darbinieks var brīvi darboties bez riska kaut ko sabojāt. Tāpat mums ir kolēģi, kuri interesējas par kāda risinājuma jaunumiem un aktīvi dalās šajās zināšanās ar kolēģiem, organizējot vebinārus. ELVA eksperti ir autori izglītojošiem rakstiem, pašu blogam ELVA mājaslapā, mēs vadām LTRK biedru seminārus un darbnīcas, piemēram, ļoti novērtēts bija nesenais par datu kultūru.

24. janvārī tiks rīkota ELVA konference Attīstības Perspektīva 2024, kurā pašu lektori un nozares speciālisti runās par digitalizācijas priekšrocībām un jaunākajām tendencēm biznesa resursu vadībā. Katru gadu nodaļu vadītāji un klientu attiecību vadītāji dodas smelties iedvesmu un uzzināt par jaunākajām tendencēm un risinājumu integrācijām partneru konferencē Directions EMEA. Un tā varētu turpināt šo sarakstu vēl un vēl. Kādēļ to visu darām? Mums vienkārši ir nepieciešama dinamika, mums tajā jābūt, lai to nestu uz āru un lai radīto šo digitalizācijas pozitīvo atkarību arī citiem uzņēmumiem, kuri vēlas automatizēt, veicināt, uzlabot, augt.



Interviju sagatavoja:
Elīna Harčenko, SmartHR komunikācijas projektu vadītāja

Uzzini vairāk par darbinieku pašapkalpošanās portāla
Panorama 365 iespējām!

Citi raksti SmartHR lasītavā