Oriģinālraksta autors: Jānis Dubinsksis (CakeHR)
5 iemesli, kāpēc izgāžas darba laika plānošana ar Excel jeb izklājlapām
Ticiet vai nē, bet fakts ir tāds, ka joprojām tūkstošiem uzņēmumu izmanto Microsoft Excel vai līdzīgas izklājlapas, lai plānotu savu darbinieku noslodzi.

Nepārproti mani, Excel izklājlapas ir lieliski piemērotas datu glabāšanai, arhivēšanai un dažādiem aprēķiniem, īpaši, kad darīšana ar lieliem skaitļiem. Bet plānošana ir pavisam cits stāsts, tas ir ļoti dinamisks process, kurā formulas diez ko nepalīdz.

Ja esi vadītājs, kas joprojām izmanto Excel, lai plānotu savas komandas darba laiku, vai arī darbinieks, kas par savām maiņām uzzina no izklājlapām, tas droši vien nav jautri...

Vienādi vai otrādi, tad Excel, viennozīmīgi, nav tas labākais veids, kā plānot darbinieku noslodzi, un, lūk, kāpēc.

Tas prasa pārāk daudz laika

Principā tā ir lielākā problēma, kad centies izplānot darbinieku darba laiku ar Excel palīdzību – tas prasa pārāk daudz laika! Maiņu darbs reti kad ir kā akmenī iecirsts, parasti tas ir citāds katru dienu. Tad nu vadītāji nepārtraukti labo savas Excel lapas un izsūta darbiniekiem labotās.

Jēga no darba grafikiem ir tikai tad, ja var ietaupīt laiku un izvairīties no pārpratumiem. Veidojot darba grafikus ar Excel, bieži vien tiek panākts pretējs efekts.

Tās nevar automatizēt

Excel izklājlapas ir lieliskas datu aprēķināšanai, jo vari ievadīt formulas, kas ļauj automātiski veikt aprēķinus. Tomēr nav tādu formulu, kas spētu apstrādāt darbinieku plānošanas īpatnības. Darbaspēka pārvaldības programmatūra ļauj tev automatizēt gandrīz ikkatru procesu. Tu vari iestatīt maiņu atkārtošanos noteiktā secībā, automātiski saņemt priekšlikumus no darbiniekiem, kas var nosegt brīvās maiņas, izveidot darba laika tabeles algu sarakstam un vēl daudz ko citu.

Strādājot ar Excel, tāds luksuss netiek piedāvāts. Visi dati ir jāievada manuāli, kas palēnina procesu un apgrūtina darbu kopumā.

Tās burtiski pievelk kļūdas

Cilvēki kļūdās un ielaiž kļūdas arī Excel izklājlapās. Tu vari izmantot formulas, lai kaut ko aprēķinātu, bet, ja kļūdaini uzrakstīsi pašu formulu, tad visi tavi dati būs nepareizi. Un, kad tev tavā izklājlapā ir milzum daudz informācijas un neskaitāmi daudz formulas, atrast kļūdu arī nebūs viegli.

Ja ņem vērā faktu, ka viss ir jāievada ar rokām un nepārtraukti jāatjauno šīs lapas, kļūdas ieviešanās ir praktiski neizbēgama.

Tā nav intuitīva

Excel izklājlapa tevi neinformēs, ja kāda no maiņām pārklāsies. Tā tev nepateiks, ka tev ir viena maiņa, kur nav nozīmēts neviens darbinieks. Tā tev nepalīdz darīt savu darbu, jo nav iespējams izklājlapas padarīt dinamiskas un proaktīvas.

Pamatā visa atbildība gulstas uz taviem pleciem un tavu spēju rūpīgi izveidot un atjaunot savas izklājlapas.

Tās nespēj veikt nopietnas analītiskas darbības

Kaut arī tu vari izveidot šādus vai tādus datu grafikus un diagrammas, lietojot Excel izklājlapas, tas tomēr nav pamatīgs analītikas instruments. Būtībā tev ir daudz datu par savu biznesu izklājlapā, bet tu tos neizmanto pilnībā.

Šos datus var izmantot, lai plānotu darbaspēka izmaksas, sekotu līdzi saviem izdevumiem un kopumā lai veiksmīgāk vadītu savu biznesu. Taču ir grūti izmantot šos datus, ja tu joprojām izmanto Excel, lai veiktu plānošanu.

Secinājums:

Visas šīs Excel izklājlapu radītās darbinieku plānošanas problēmas var novērst un dzīvot bez bēdu, izvēloties kādu no darbaspēka pārvaldības programmām, piemēram tepat Latvijā izstrādāto CakeHR, kas ievērojami samazinās laiku, ko tev nākas tērēt darbaspēka resursu plānošanai, automatizēs darba procesus, paziņos par pieļautajām plānošanas kļūdām, neļaus pārklāties maiņām un analizēs visus tavus biznesa datus tikai ar šo vienu instrumentu.

Izdošanos!
Jānis Dubinskis
Biznesa attīstības vadītājs, CakeHR