Mūsdienu darba tirgū uzņēmumu ilgtermiņa attīstībai nepieciešama dažādu procesu – arī mācību – automatizācija. Šobrīd pasaules uzņēmumos mācību jomai tik pievērsta pastiprināta uzmanība, jo tas ir arī viens no veidiem, kā iesaistīt un motivēt darbiniekus. Mācību procesa laikā ir nepieciešams apstrādāt dažādus datus, kā rezultātā rodas nepieciešamība pēc šī procesa automatizācijas. Pastāv dažādi automatizācijas risinājumi, taču universāls risinājums ir LMS jeb elektroniskās mācību sistēmas ieviešana, kas atbalsta arī e-apmācības.

Automatizācijas pirmais posms ir izanalizēt esošo mācību procesu un identificēt uzdevumus, kurus nepieciešams digitalizēt, piemēram, datu vākšana, atgādinājumu izsūtīšana vai atskaišu sagatavošana. Lai resursus izmantotu efektīvāk, nepieciešams atslogot mācību speciālistus no administratīvu jautājumu risināšanas, kuri mazina darbinieku motivāciju un pievienoto vērtību uzņēmumam.

Mācību uzskaite

Process, bez kura neiztikt nevienā mācību programmā, jo nepieciešams reģistrēt kursus, kurus apmācāmie ir apguvuši un kurus – ne. Situācijās, kad mācību kursi tiek veidoti dažādos sarežģītības līmeņos, nepieciešams pārliecināties, vai dalībniekam ir nepieciešamās priekšzināšanas. Bieži vien uzņēmumos mācību uzskaite notiek papīra formātā vai dažādos Excel failos, no kuriem ir sarežģīti iegūt kopsavilkumu par apmācāmo zināšanām, kas savukārt kavē jaunu mācību grupu veidošanu vai jauna mācību risinājuma izvēli.

Jauna risinājuma ieviešanas gadījumā noteikti ir vērts aplūkot tās platformas, kas ne tikai ļauj apskatīt darbinieka mācību kopsavilkumu – klātienes, tiešsaistes, individuālās un grupu –, bet arī plānot darbinieka mācību procesu, izveidojot dažādas mācību aktivitātes, kuras var veikt secīgi vai izvēles kārtībā, pakāpeniski apgūstot mācību programmu.

Zināšanu pārbaude

Viens no lielākajiem izaicinājumiem ir mācību pārnese uz ikdienas darbu un mācību mērķa izpildes mērīšana. Lai to nodrošinātu, nepieciešams ieviest mācību zināšanu testēšanu. Automatizēti testi ļauj ātrāk un lētāk pārliecināties, ka nepieciešamais zināšanu līmenis ir sasniegts. Dažos gadījumos uzņēmumi, balstoties uz testa rezultātiem, mēdz izsniegt darbiniekiem sertifikātu, piemēram, apmācībās par minimālajām higiēnas prasībām pārtikas nozarē. Testa izveides gadījumā ir vērts noskaidrot, kādi jautājuma veidi tiks atbalstīti, kā tiks skaitīti iegūtie punkti, vai tiks piedāvāti citi jautājumi gadījumos, kad darbinieks veic testu atkārtoti.

Strauji aug "ātrās diagnostikas" popularitāte, kuras laikā tiek izmantotas tiešsaistes simulācijas. Ātrās diagnostikas rezultātā iespējams ne tikai pārbaudīt zināšanas par konkrēto tēmu, bet arī izvērtēt, vai darbinieks izvēlas atbilstošāko risinājumu uzņēmumā noteiktajiem ētikas principiem vai "pareizo" klientu apkalpošanas pieeju gan tipiskās, gan sarežģītākas situācijās. Izspēlējot problēmsituācijas, kuras atbilst reālajai dzīvei, darbinieki trenējas būt gatavi paaugstināta stresa situācijām, kā arī pielietot efektīvāku komunikāciju un labāk vadīt emocijas. Šāda veida risinājumi nodrošina lielāku mācību pārnesi uz reālo darba vidi.

Apzinoties zināšanu nepieciešamību un nozīmi, aktuālāks paliek jautājums par mācību investīciju atdevi. Laba prakse ir noteikt izmērāmus mācību mērķus jaunām mācību programmām, investīcijām e-mācību platformā un jaunu e-kursu izstrādei. Ja mācību uzskaite un zināšanu pārbaude nav automatizēta, nepieciešamās informācijas sagatavošanai tiek veltīts daudz laika vai finanšu aprēķini tiek veikti uz pieņēmumu bāzes.

Mācību uzskaite un zināšanu pārbaude ir tikai dažas no jomām, kuras ir iespējams automatizēt. Labi pārdomātas elektroniskās mācību sistēmas nereti kļūst arī par iekšējās komunikācijas, darbinieku ideju un zināšanu krātuves platformu. Lai to nodrošinātu, jāizvērtē mācību sistēmas lietošanas ērtums, dizains, un tas, vai platformu ir iespējams lietot, izmantojot mobilo telefonu. Katrai elektroniskajai mācību sistēmai ir savi plusi un mīnusi, tāpēc vienmēr nepieciešams pārliecināties, ka ieviestais automatizācijas risinājums būs visatbilstošākais tieši jūsu uzņēmuma vajadzībām.