Vēlos pieteikties SmartHR izsūtnei
...un saņemt aktuālāko informāciju par HR pasākumiem un citām aktivitātēm!
Projektu vadība
Projekta altāris – kā pateikt "JĀ" pienākumu sadalei
Raksta autore: Nora Freimane
Vai jums kādreiz projektus vadot ir gadījies, ka kāds nav izdarījis kaut ko laikā, jo nezināja, ka tas vispār viņam ir jādara? Vai varbūt kāds cits nav sācis savus darbus laikā, jo nebija informēts, ka kolēģis, no kura darbiem viņš ir atkarīgs, savus darbus jau ir paveicis? Vai varbūt vienkārši nav īsti skaidrs, kurš, ko dara?
Jo lielāks projekts un vairāk iesaistīto, jo lielāka varbūtība, ka ne visi zinās, kas viņiem jādara, kurš jāinformē, ar ko jākonsultējas un galu galā, kurš ir lēmumu pieņēmējs.
Šādās situācijās gan projektu, gan procesu, gan arī jebkuru komandu vadībā palīgā var nākt RACI matrica, kas izmantojama pienākumu un atbildību sadalē.
R – Responsible – kurš šo konkrēto darbu darīs?
A – Accountable – kuram ir tiesības pieņemt lēmumu par konkrēto darbu?
C – Consulted – ikviens, kurš var sniegt papildus informāciju, kā arī citas ieinteresētās un saistītās personas.
I – Informed – ikviens, kura darbs ir atkarīgs no šī uzdevuma, kā arī ikviens, kurš ir jāinformē par progresu.
Lai matricu izveidotu, vispirms jānodefinē visi projekta uzdevumi vai aktivitātes. Garākiem un sarežģītākiem projektiem šo ieteicams darīt pa etapiem, tādējādi, nepadarot matricu pārāk sarežģītu un tās izveidošanu – pārāk laikietilpīgu. Kad uzdevumi nodefinēti, jāpiefiksē projekta komandas dalībnieki un citas saistītās personas. Visbeidzot katram uzdevumam un katrai lomai vai amatam jāpieliek atbilstošais burts.
Aizpildīta matrica izskatās šādi:
Šādās situācijās gan projektu, gan procesu, gan arī jebkuru komandu vadībā palīgā var nākt RACI matrica, kas izmantojama pienākumu un atbildību sadalē.
R – Responsible – kurš šo konkrēto darbu darīs?
A – Accountable – kuram ir tiesības pieņemt lēmumu par konkrēto darbu?
C – Consulted – ikviens, kurš var sniegt papildus informāciju, kā arī citas ieinteresētās un saistītās personas.
I – Informed – ikviens, kura darbs ir atkarīgs no šī uzdevuma, kā arī ikviens, kurš ir jāinformē par progresu.
Lai matricu izveidotu, vispirms jānodefinē visi projekta uzdevumi vai aktivitātes. Garākiem un sarežģītākiem projektiem šo ieteicams darīt pa etapiem, tādējādi, nepadarot matricu pārāk sarežģītu un tās izveidošanu – pārāk laikietilpīgu. Kad uzdevumi nodefinēti, jāpiefiksē projekta komandas dalībnieki un citas saistītās personas. Visbeidzot katram uzdevumam un katrai lomai vai amatam jāpieliek atbilstošais burts.
Aizpildīta matrica izskatās šādi:
Daži pamatnoteikumi, kas jāņem vērā:
"R" var būt tik daudzi, cik nepieciešami. Tik cilvēku, cik patiešām konkrēto uzdevumu veiks.
"A" drīkst būt tikai viens, jo vairāki lēmuma pieņēmēji var radīt apjukumu, kuram tad pieder gala vārds. Arī tad, ja uzdevumam nav "A", var rasties problēmas, jo tad sarežģītās situācijās projekta komandai var nebūt skaidrs, pie kura vērsties.
"C" un "I" arī var būt tik daudzi, cik vien nepieciešams, taču šos ieteicams izvērtēt no laika patēriņa skatu punkta – jo vairāk cilvēki jāinformē, jo vairāk laika tas aizņem.
Visbeidzot – katrā šūnā nav obligāti jābūt burtam, jo arī projektam realizējoties visu laiku netiks visi iesaistīti.
Matricu veidot visbiežāk ir projektu vadītāja pienākums, taču ieteikums ar to noteikti iepazīstināt komandas dalībniekus un citas saistītās personas, pirms projekts ir uzsākts.
Diskutējiet, vienojieties, kurš ko darīs, par ko atbildēs – teju kā pie altāra – vai nu sakiet "JĀ" vārdu, vai nu iebilstiet pirms projekts tiek uzsākts, vai klusējiet mūžīgi.
Šī matrica arī palīdzēs "uzlikt uz sliedēm" projektu, kas jau norit un ir iegājis strupceļā. Viegli un pietiekami ātri izveidojama, tā būtiski ietaupīs laiku projektus realizējot.
"R" var būt tik daudzi, cik nepieciešami. Tik cilvēku, cik patiešām konkrēto uzdevumu veiks.
"A" drīkst būt tikai viens, jo vairāki lēmuma pieņēmēji var radīt apjukumu, kuram tad pieder gala vārds. Arī tad, ja uzdevumam nav "A", var rasties problēmas, jo tad sarežģītās situācijās projekta komandai var nebūt skaidrs, pie kura vērsties.
"C" un "I" arī var būt tik daudzi, cik vien nepieciešams, taču šos ieteicams izvērtēt no laika patēriņa skatu punkta – jo vairāk cilvēki jāinformē, jo vairāk laika tas aizņem.
Visbeidzot – katrā šūnā nav obligāti jābūt burtam, jo arī projektam realizējoties visu laiku netiks visi iesaistīti.
Matricu veidot visbiežāk ir projektu vadītāja pienākums, taču ieteikums ar to noteikti iepazīstināt komandas dalībniekus un citas saistītās personas, pirms projekts ir uzsākts.
Diskutējiet, vienojieties, kurš ko darīs, par ko atbildēs – teju kā pie altāra – vai nu sakiet "JĀ" vārdu, vai nu iebilstiet pirms projekts tiek uzsākts, vai klusējiet mūžīgi.
Šī matrica arī palīdzēs "uzlikt uz sliedēm" projektu, kas jau norit un ir iegājis strupceļā. Viegli un pietiekami ātri izveidojama, tā būtiski ietaupīs laiku projektus realizējot.
